Учебный отпуск: как его получить и его продолжительность

Сколько дней учебного отпуска положено работнику

Как долго гражданин сможет только учиться, не работая, зависит по какой форме он учится, на что ему дают учебный отдых:

Особенности предоставления отпуска по учебе

Учебный отпуск имеет нюансы, отличные от обычного. Так, он дается в календарных днях и не продлевается на праздничные, которые оплачиваются так же, как и обычные календарные дни.

Если во время учебного отпуска, работник заболел, то больничный не оплачивается, продолжительность отдыха по учебе не увеличивается в связи с продлением. Оплачиваются только рабочие дни при ситуации, когда учебный отпускной период закончился, а больничный еще не закрыт.

Еще один момент — в учебном отпуске представитель нанимателя не имеет права отказать либо его перенести, ведь экзамены невозможно сдать в другой день. И заменить их денежным эквивалентом также не получится. Нельзя в один период давать два вида отпуска: учебный и основной, но объединить их друг за другом не запрещается.

Успешные в учебе заочники могут один раз в учебном году получить оплаченный проезд к месту получения знаний. Время, затраченное на дорогу, в продолжительность отпуска по учебе не включается. Чтобы стать успешно освоившимся, достаточно не иметь «хвостов» по учебе.

Если работник без причины не пришел на экзамены и не брал положенный учебный отпуск, то он его теряет. Студенты-второкурсники по законным основаниям не использовавшие свой отдых за этот курс, имеют на него право при успешной учебе.

Иногда требуется разбить продолжительность учебного отпуска, когда образовательные учреждения разрешают в несколько этапов сдавать экзамены, при этом общая продолжительность отдыха должна быть соблюдена.

Деньги за учебный отпуск выплачиваются перед его началом. При несдаче всех экзаменов или зачетов, сумма не удерживается бухгалтером со специалиста.

Предоставление учебного отпуска на заочной форме обучения

По законодательству, оплачиваемый ученический отпуск для гражданина, обучающегося на заочной форме, возможно только при соблюдении следующих условий:

1. Человек впервые получает образование такого уровня.
2. У учебного заведения есть государственная аккредитация.

В статье 173 Трудового кодекса РФ указано, что при обучении гражданина в ВУЗе, его работодатель должен обеспечить сотруднику следующие условия:

1. На первых двух курсах оплачивается 40 дней обучения.
2. На всех последующих курсах оплата производится за 50 дней отпуска, взятого для сдачи сессии.
3. При прохождении государственной аккредитации, и сдачи дипломной работы, сотрудник может уйти в оплачиваемый отпуск на срок до 4 месяцев.

Помимо этого, работодатель должен предоставить работнику возможность получения оплачиваемого 15-дневного отпуска на прохождение:

1. Вступительных испытаний.
2. Итоговых испытаний.

Помимо этого, на законодательном уровне определены иные льготы, на которые может рассчитывать работник, проходящий обучение на вечернем отделении.

К ним относятся:

1. За неделю до начала итоговой аттестации, сотрудник может работать по сокращенному графику. По нормам трудового законодательства, может быть сокращение до 7 часов в неделю. Использование такой возможности появляется за 10 месяцев до начала итоговых испытаний.
2. Если сторонам удастся прийти к соглашению относительно предыдущего вопроса, то на этот период времени работник также имеет право претендовать на появление одного нерабочего дня в неделе.
3. На время освобождения от выполнения своих должностных обязанностей, сотрудник должен получать по 50 процентов от своего среднего заработка, но не ниже минимального размера оплаты труда.

Если обучение проводится в другом городе, то один раз в год работодатель должен оплачивать дорогу до места учебы и обратно. При этом с таких сумм запрещается снимать страховые взносы.

Порядок оплаты учебного отпуска заочникам

Студент, которому необходимо отправиться в свое учебное заведение для сдачи промежуточных экзаменов или итоговой аттестации, должен предварительно составить заявление на имя своего непосредственного работодателя.

В этом документе должна содержаться следующая информация:

1. Должность, ФИО руководителя.
2. Полное наименование организации.
3. Должность и ФИО заявителя.
4. Описание причины, по которой работнику необходимо получить ученический отпуск. Дополнительно необходимо приложить к заявлению справку-вызов, чтобы подтвердить, что сессия проводится официально, это не сдача долгов, и сотрудник имеет право на получение оплаты за этот промежуток времени.
5. Подпись заявителя, дата составления заявления.

Получив такое заявление, специалист отдела кадров составляет приказ о предоставлении работнику времени для учебы. По закону, выплата компенсации за этот промежуток времени должна быть осуществлена за 3 дня до наступления первого дня отпуска.

Вместе с заявлением должна быть отдана только 1 часть справки. Вторая передается работодателю только после окончания сессии, в качестве подтверждения, что учащихся присутствовал на экзаменах и не зря взял отпуск.

Как оформляется?

Правильное оформление учебного отпуска включает следующие шаги:

1. Обращение работника в отдел кадров с заявлением, которое подкрепляется справкой-вызовом из учебного заведения.
2. Далее работодатель выдает приказ по формам №Т-6 или №Т-6а, который предоставит работнику гарантии по учебному отпуску.
3. Бухгалтер предприятия (если отпуск оплачивается) рассчитывает средний заработок работника, и оформляет на этом основании записку-расчет.
4. Информацию фиксируют по форме №Т-2 в личном деле работника, его лицевом счете и табеле по учету рабочего времени (форма №Т-12 или Т-13).

• Скачать образец заполнения личной карточки №Т-2 при оформлении отпуска по учебе
• Скачать образец заполнения табеля по учету рабочего времени по форме №Т-12
• Скачать образец заполнения табеля по учету рабочего времени по форме №Т-13

Сотруднику в процессе оформления также понадобятся следующие документы:

• Копия свидетельства о гос. Лицензировании учебного заведения, где проходит обучение.
• Зачетная книжка, которая свидетельствует об успешном обучении в учебном заведении. В успешное обучение входит своевременная сдача всех долгов по лабораторным, курсовым и итоговым работам студента.

Ученический договор

Справка. Если сотрудник проходит обучение непосредственно в организации, где он сейчас работает, то с работодателем заключают ученический договор.

По данному договору сотрудник может одновременно и работать, и учиться, но его нельзя отправлять в командировки или привлекать к сверхурочной работе. Также студенту выплачивается стипендия за работу на практических занятиях.

Справка-вызов

Справка-вызов является необходимым для получения учебного отпуска. Данная справка выдается непосредственно учебным заведением, где на данный момент проходит обучение работник. Выдается справка на руки перед получением отпуска, и оформляется по месту работы. Форма справки вызова утверждена Министерством Образования в декабре 2013-го года.

Когда работодатель получает справку вызов от сотрудника, им тщательно проверяются некоторые ключевые моменты.

Подлежит подтверждению следующая информация:

1. Есть ли у учебного заведения достаточная аккредитация.
2. Есть ли право у сотрудника на запрошенный учебный отпуск.
3. Сколько дней запрошено сотрудником для нужд по учебе.

• Скачать бланк типовой формы справки-вызова сотрудника на учебу
• Скачать образец справки-вызова сотрудника на учебу

Заявление

Работник вовсе не обязан уходить в данный отпуск, он имеет полное право вовсе не приносить справку-вызов работодателю, и во время сессии работать, как и ранее. Но если он и подает справку вместе с заявлением, то в нем уведомление о необходимости получения свободных дней для учебы должно выглядеть как прямая просьба.

Внимание. Функция заявления, подаваемого в отдел кадров и является выражением права работника на получение учебного отпуска, который гарантируется Трудовым Кодексом РФ

Заявление составляется непосредственно самим работником, в нем должны находится даты начала и окончания запрошенного отпуска, его итоговую суммарную продолжительность, а также подпись работника (без которой заявление не будет считаться действительным).

Даты в заявлении могут быть проставлены не те, которые указаны в справке-вызове. Дело в том, что студент исходя из своей способности к обучению гораздо меньше потратить времени на курсовую или диплом, или сдать некоторые экзамены «автоматом». Поэтому ему потребуется меньше дней отпуска, а остаток он может полноценно работать.

• Скачать бланк заявления от сотрудника на предоставление отпуска по учебе
• Скачать образец заявления от сотрудника на предоставление отпуска по учебе

Приказ

На основании поданного работником заявления и справки-вызова, руководством предприятия готовит приказ про предоставлении отпуска. В нем прописываются все реквизиты со справки и заявления. Приказ обычно пишется по форме № Т-6 или № Т6-а.

Данные в приказе окончательны, и именно по его датам работник может уходить в отпуск

Но стоит обратить внимание, что учет выходных и праздников может быть иным, чем при оформлении обычного отпуска

• Скачать бланк приказа по форме Т-6
• Скачать образец приказа по форме Т-6
• Скачать бланк приказа по форме Т-6а
• Скачать образец приказа по форме Т-6а

Оформление

Первым делом специалист кадровой службы должен принять у сотрудника все необходимые документы, в число которых входят:

1. Справка – вызов из университета или СУЗа.
2. Заявление сотрудника на предоставление ему учебного отпуска (образца нет, заявление можно составить в свободной форме рукописно).
3. Свидетельство о наличии у учебного заведения государственной аккредитации (по требованию начальства).

В отличие от заявления, форма справки – вызова утверждена министерством образования России; этот документ может быть признан недействительным при некорректном оформлении. Бумага должна содержать причину, по которой сотруднику должен быть предоставлен учебный отпуск и срок действия.

Справка – вызов состоит из 2 частей: первая заполняется до начала сессии, а вторая – после ее окончания. Вторая часть справки должна содержать сведения о том, каких успехов сотрудник добился в учебе – на этом основании организация может сделать вывод об общей успешности обучения сотрудника в целом и предоставлении ему учебных отпусков в дальнейшем.

Данные о предоставленном учебном отпуске должны фиксироваться в личной карточке сотрудника, в остальном учебный отпуск оформляется так же, как и обычный ежегодный.

В общем смысле к учебному отпуску применимы все те же правила, что и к ежегодному. Исходя из этого, делается вывод, что оплата за любой отпуск, в том числе и учебный, никаким образом не зависит от количества праздничных дней, входящих в него. В данной ситуации праздники считаются простыми календарными днями.

Есть еще несколько примеров ситуаций, которые могут вызвать затруднения у специалиста кадровой службы. Например, как быть, если сотрудник работает в организации по совместительству, имея еще и основное место работы. Должен ли оплачиваться учебный отпуск? В данном случае предписания ТК к дополнительному месту работы не относятся, следовательно, учебный отпуск сотрудник может быть предоставлен по согласованию с начальством, а может и не быть предоставлен – в такой ситуации ТК предписывает только основному месту работы.

Кроме того, существуют и разногласия относительно того, когда учебный отпуск должен быть оплачен сотруднику. Нужно пояснить, что срок в 3 дня до начала отпуска, который актуален в стандартных случаях, здесь недействителен

ТК не дает точного ответа – важно лишь то, что отпускные в таком случае должны быть выплачены до наступления отпуска

Надо ли оплачивать совместителю учебный отпуск? Приглашаем посмотреть видео.

Перечень условий

Учебный отпуск по закону оплачивается студентам-заочникам при соблюдении точных условий. Правило распространяется на виды обучения:

• Заочное, вечернее или дистанционное на базе ВУЗа.
• Среднее профессиональное (техникум, училище, колледж).
• Вечернее начальное, если оно происходит посменно.
• Общее среднее.

Студенты, обучающиеся по программам аспирантуры или докторантуры, также имеют право на оплату отпуска на время сессии. Учебный отпуск не должен совпадать с другими видами отпусков. Так, если студент в данный момент находится в декретном отпуске, то для получения отпуска по учебе ему нужно выйти из предыдущего.

Иные требования для получения оплачиваемого отпуска:

• Образование конкретного уровня человек получает в первый раз, то есть при первом высшем или среднем.
• Студент может получить оплату за отпуск, если на учебу его отправил работодатель.
• Учебное заведение должно обладать государственной лицензией-аккредитацией.
• Оплата возможна и в иных случаях, если об этом написано в трудовом договоре.
• При одновременном обучении в образовательных учреждениях разного уровня отпуск возможен только по одному из них.
• ВУЗ предоставляет студенту справку-вызов на сдачу сессии.

Образование должно быть успешным. Что конкретно считается успешной учебой, Трудовой Кодекс не сообщает.

Но в общих случаях успешная учеба подразумевает отсутствие задолженностей за предыдущие учебные периоды.

Продолжительность учебных отпусков

Продолжительность учебных отпусков, а также возможность их оплаты зависит от уровня образования, получаемого работником, и целей предоставления таких отпусков (прохождение промежуточной, итоговой аттестации, поступление в учебное заведение, подготовка выпускной работы, сдача итоговых экзаменов).

Приведем в таблице перечень лиц, имеющих право на оплачиваемые (неоплачиваемые) учебные отпуска, с указанием их продолжительности.

Кто и на каких условиях может получить учебный отпуск?

О правилах оплаты учебного отпуска говорит Трудовой кодекс, а именно статьи 173-176. Учебный отпуск должен предоставляться сотруднику независимо от того, как долго он работает в компании.

Отпуск предоставляется тем, кто учится в высших учебных заведениях, колледжах и техникумах, учебно-производственных комплексах, вечерних школах. Форма обучения при этом должна быть заочной или вечерней, а учебное заведение иметь государственную аккредитацию. Аккредитации у заведения может и не быть, но в этом случае данный пункт должен быть прописан в коллективном договоре с сотрудником.

Оплачиваемый отпуск даётся только на получение первого образования. Если у работника уже есть высшее или средне-специальное образование, и он хочет получить второе, отпуск ему не полагается. Однако это правило работает не всегда. Бывают случаи, когда компании сами направляют сотрудников на обучение. Но в этом случае данное условие должно быть прописано в договоре с работником.

Отпуск предоставляется исключительно на период сессии или защиты диплома. Поэтому обучение может быть только заочным или вечерним. Сотрудник не может поступить в учебное заведение на очную форму и потребовать отпуск на какой-либо период обучения (или вообще на всё время).

Интересный момент. Статья 287 ТК РФ гласит, что отпуск даётся только на основном месте работы – там, где человек работает полный день. Если ваш сотрудник работает у вас неполный рабочий день и имеет другое место работы, вы вправе отказать ему в отпускных.

Немаловажную роль здесь играет и успеваемость. Тем, кто учится плохо (имеет пересдачи), учебный отпуск не полагается.

Продолжительность учебного отпуска

Этот вопрос регулирует статья 173 ТК РФ. Здесь всё зависит от курса, типа учебного заведения и периода отпуска.

На защиту дипломной работы дают 4 месяца. А вот с сессией всё по-разному.

Если сотрудник учится в высшем учебном заведении:

• На первом и втором курсе отпуск 40 дней;
• На следующих курсах – 50 дней.

При получении средне-специального образования:

• 30 дней отпуска на первых двух курсах;
• 40 дней на следующих.

Отпуск даётся на экзамены на подготовительных курсах. Но здесь он составляет не более 15 дней.

15 дней отпуска отводится для сдачи вступительных экзаменов в учебное заведение.

Стоит отметить, что все указанные здесь сроки – максимальные. Отпуск даётся на основании заявления сотрудника и справки из учебного заведения. В справке должен быть указан срок сессии, защиты дипломной работы или вступительных экзаменов. Больше указанного срока работникам давать не нужно.

Дополнительные льготы, связанные с обучением

Льготы связаны с периодом, предшествующим итоговой аттестации. Сотрудник имеет право потребовать сокращённую рабочую неделю. Неделя может быть сокращена до 7 рабочих часов. При этом сотрудник может каждый день работать меньше, либо выбрать себе дополнительные выходные. Зарплата, конечно, тоже сокращается. В этот период выплачивается 50% от общей заработной платы. Однако если эта сумма ниже МРОТ, заработок устанавливается в размере МРОТ.

Период подготовки может занимать максимум 10 месяцев. Но сотрудники редко просят о таком. Ведь тогда зарплата ощутимо сокращается.

Ещё одна льгота для учащихся работников – оплата проезда. Деньги на дорогу до места учёбы и обратно даются один раз в год. Но письмо Минздравсоцразвития России от 20.04.2010 № 939-19 освобождает работодателей от уплаты страховых взносов по этим суммам.

Оформление учебного отпуска

Чтобы оформить ученический отпуск, существует давно заведённый порядок. По нему оформление учебного отпуска начинается с обращения к руководству организации с соответствующим заявлением. Правомерность предоставления отдыха на обучение или на время сессии с одновременной выплатой отпускных подкрепляется запросом из учебного заведения. Невозможно получить желаемого при отсутствии оформленной первой части этого приложения.

Положенное сотруднику, вызванному обучаться, выплачивается, не взирая, что на отделении, где его ждут, вторая часть оформляется после учёбы.

Что касается работников, избравших альтернативную образовательную программу, то им пойдут навстречу при соблюдении аналогичных требований. Однако для этого у альтернативщиков должно быть основание в виде положения, зафиксированного локальным нормативным актом. Тогда им вправе выплатить определённую сумму, которая рассчитывается, как и прочим, по среднедневному заработку.

Без справки-вызова из учебного заведения администрация не может предоставить период учебного отпуска. Следовательно, не идёт начисление полагающихся, по такому случаю, денег.

Чтобы работающие студенты получили полагающийся им оплачиваемый академический отдых, понадобится издание отдельного приказа и внесение определённой информации в кадровую документацию.

Система, принятая для освобождения работников от труда и выдачи им отпускных, работает давно и практически без сбоев.

Основания

Стержневым условием предоставления учебного отпуска становится предъявление запроса от образовательного учреждения, который прилагается к написанному заявлению сотрудника. При необходимости защищать кандидатскую или докторскую диссертацию им предъявляется выписка из решения, которое принял диссертационный совет. Такую норму установили специальные Правила предоставления отпусков диссертантам. Их утверждение произошло в 2014-м году, когда правительством принималось постановление № 409.

Не исключено, что в год сотруднику понадобится больше дней для обучения, чем предусматривается нормами ТК. Тогда их предоставят в виде неоплачиваемого отпуска.

Такие моменты нужно принимать в расчёт заранее, чтобы не оказаться застигнутым врасплох. Нужно наперёд посмотреть, каковы планы учебного заведения и попытаться скорректировать их в приемлемом для себя направлении.

Приказ

Как правильно оформить учебный отпуск по ТК РФ? Это тщательно расписанная процедура. Студенческий отдых дают по изданию приказа. Для него принято использовать форму Т-6. В ней заполняется раздел «Б», куда вносят информацию о том, что платить за отпуск будут по среднему заработку, а также о:

• дате, когда он начинается и завершается;
• общей длительности;
• продолжительности оплачиваемой части.

Табель учёта времени

По оформлении приказа о предоставлении учебного отпуска работнику, специалист, учитывающий время работы, выставляет в форме Т-12 или Т-13 специальные отметки.

Личная карточка работника

Когда работнику, совмещающему труд с учёбой, дали отдых для продолжения обучения, как полагается по Трудовому кодексу, то это следует отразить в форме Т-2. Для этого предназначен раздел VIII.