Поиск

Срок хранения личных дел уволенных сотрудников

Срок хранения личных дел уволенных сотрудников

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

  • сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
  • пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
  • составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
  • оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

В отделе кадров должны храниться ЛД только работающих сотрудников. Размещают их в специально отведенном месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или потери. Это должны быть специально оборудованные запирающиеся сейфы (металлические шкафы) или помещения.

В месте хранения дела располагаются в вертикальном положении по порядковым номерам, в алфавитном порядке, по структурным подразделениям и т. д. В хранилище размещается список находящихся в нем ЛД.

Ежедневно в конце рабочего дня сотрудники кадровых служб проверяют наличие дел в хранилище. Затем шкафы (сейфы) или помещения закрываются и пломбируются. В случае обнаружения отсутствия ЛД ответственным работником принимаются меры по его возвращению или розыску.

Часто возникает вопрос, сколько хранятся личные дела сотрудников? ЛД — это документы длительного хранения (дела, заведенные после 2003 года, хранятся 50 лет; ранее — 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125)), поэтому в случае увольнения работника они подлежат тщательной проверке и закрытию. Для этого осуществляется сверка всех находящихся в деле документов, закрывается опись, в конец дела вкладывается лист-заверитель и затем дело прошивается на 4 прокола.

Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения? Архивация личных дел уволенных сотрудников происходит через три года после его закрытия (для муниципальных и госслужащих этот период составляет 10 лет). Хранить ЛД уволенных необходимо отдельно от ЛД действующих работников. Если в организации имеется помещение для хранения архивных дел, то они временно перемещаются туда. Если специально оборудованного помещения нет, то располагаются либо на отдельной полке в хранилище, либо в другом сейфе.

Личное дело обязательно должно быть закрытым в тот день, когда сотрудник уволился. После этого, уполномоченный специалист проводит такие манипуляции:

  1. Проверяет, чтобы все документы были в наличии.
  2. Проверяет хронологию документов в папке.
  3. Сверяет нумерацию листов.

На внутренней описи обязательно делается итоговая запись. В ней вписывается количество листов, из которых состоит личное дело, количество листов описи. Составитель обязательно подписывает и делает итоговую запись, после составляется лист-заверитель, в котором описывается личное дело. Все бумаги сшиваются, в начале будет находиться лист опись, а в конце лист-заверитель. Титульный лист должен содержать дату закрытия, которая должна соответствовать приказу об увольнении и срок хранения папки.

Важно обратить внимание, что если уволенный работник не забрал подлинники документов, то их следует хранить до тех пор, пока он не обратиться за ними. Все документы размещаются в конверты, каждый кладется отдельно, и подшиваются к папке. Конверты нумеруются, заклеиваются и заверяются подписью

Конверты нумеруются, заклеиваются и заверяются подписью.

На сегодняшний день многие компании внедрили в своей работе автоматизацию кадрового производства. Все данные о сотрудниках хранятся в электронном виде на компьютерах. Бумажные документы также не исключаются, но это больше подходит в качестве перестраховки. Надо сказать, что такое ведение документации очень удобно.

Поиск также совершается автоматически, что уменьшает затраты по времени на поиски

Важно помнить, что вести документацию в электронном виде можно, но вот на трудовые книжки это не распространяется. Есть также документы, где сотрудник должен поставить свою личную подпись, тогда кроме электронного вида обязательно сохраняется и бумажный вариант

Документы об аттестации, повышении квалификации и переподготовке, независимой оценке квалификации

ВИД ДОКУМЕНТА

СРОК ХРАНЕНИЯ

ПРИМЕЧАНИЕ

Квалификационные требования, профессиональные стандарты:
а) по месту утверждения;Постоянно
б) в других организацияхДо замены новыми
Типовые дополнительные профессиональные программы:
а) по месту утверждения;Постоянно
б) в других организацияхДо замены новыми
Программы повышения квалификации и программы профессиональной переподготовки:
а) по месту утверждения;5 лет
б) в других организацияхДо замены новыми
Учебные планы, задания5 лет
Учебно-методические пособия по повышению квалификации и профессиональной переподготовке:
а) по месту разработки;Постоянно
б) в других организацияхДо минования надобности
Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ, планов, пособий5 лет
Курсовые и контрольные работы слушателей организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ1 год
Планы повышения квалификации работников и профессиональной переподготовки работников:
а) по месту утверждения;5 лет
б) в других организацияхДо минования надобности
Отчеты о выполнении планов повышения квалификации и профессиональной переподготовки работников5 лет
Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных и личностных качеств работников5 лет
Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним10 лет
Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении5 лет
Документы (списки, ведомости) по аттестации и квалификационным экзаменам5 лет
Документы (заявления, свидетельства о квалификации и приложения к нему, заключения о прохождении профессионального экзамена) о прохождении независимой оценки квалификации работников или лиц, претендующих на осуществление определенного вида трудовой деятельности5 лет
Журналы учета выдачи дипломов, удостоверений, сертификатов, свидетельств о профессиональной переподготовке, повышении квалификации и их дубликатов50 лет
Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов1 год
Документы (справки, информации, докладные записки, отчеты) о повышении квалификации, профессиональной переподготовке работников, о проведении независимой оценки квалификации5 лет
Договоры об образовании на обучение по дополнительным профессиональным программам, ученические договоры, договоры о проведении независимой оценки квалификации5 лет (1)(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
Журналы учета занятий организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ3 года
Журналы учета посещения занятий обучающимися в организациях, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ1 год
Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, итоговой аттестации1 год
Документы (представления, списки, характеристики, справки) о начислении стипендий обучающимся работникам5 лет
Документы (заявки, программы, графики, планы, отчеты, отзывы, списки, характеристики) об организации и проведении практики и стажировки обучающихся5 лет
Списки работников, прошедших повышение квалификации и профессиональную переподготовку, независимую оценку квалификации3 года
Переписка по аттестации, повышению квалификации и профессиональной переподготовке работников, по проведению независимой оценке квалификации3 года

Ведение личных дел работников

Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника организации. Ведение личного дела предусматривает:

— ведение записей в соответствующих разделах личного дела;

— помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел;

— изъятие документов, надобность в которых миновала;

— периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов.

При формировании личного дела работника осуществляется также первичное оформление, что означает присваивание делу учетного номера, внесение соответствующих данных в строки на лицевой стороне, составление внутренней описи.

О любых изменениях персональных данных, включенных в состав личного дела, работники обязаны своевременно сообщать в отдел кадров организации. Как правило, это делается в письменной форме с приложением документов, подтверждающих изменения. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В случае необходимости с этих документов предварительно снимаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.

В любом случае внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании подлинников документов (или надлежаще заверенных копий документов). Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, делаются от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица отдела кадров и печатью организации (или печатью отдела кадров).

Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам и располагаются в хронологической последовательности.

Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.

Ответственность за ведение личных дел

Вся информация, хранящаяся в личном деле, относится к категории персональных данных, поэтому работодатели должны соблюдать нормы и требования Закона о персональных данных и гл. 14 ТК РФ. Поскольку на работодателя возлагается обязанность по защите персональных данных, рекомендуем оборудовать отдел кадров таким образом, чтобы исключить возможность хищения и утраты личных дел. Помните, что в силу ст. 90 ТК РФ лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, предусмотренном федеральными законами.

Согласно пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ трудовой договор с работником может быть расторгнут по причине разглашения охраняемой законом тайны, ставшей известной ему в связи с исполнением трудовых обязанностей, в том числе по причине разглашения персональных данных другого работника. Поскольку такое увольнение относится к увольнениям за нарушение трудовой дисциплины, такого работника необходимо уволить с соблюдением процедуры, предусмотренной ст. 193 ТК РФ.

Под материальным ущербом в этом случае понимается возмещение работодателем морального вреда работнику, а работником возмещается прямой действительный ущерб, причиненный работодателю, а также третьим лицам (ст. 238 ТК РФ). Если вред работнику был допущен по вине лица, которое было ответственно за неразглашение персональных данных, работодатель может привлечь это лицо к материальной ответственности за ущерб, который был нанесен работнику такими действиями. В соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в случае разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну.

Так, административным законодательством предусмотрено наложение административных штрафов за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных).

Статьей 13.11 КоАП РФ предусмотрен штраф в размере от 500 до 1 000 руб. для должностного лица, от 5 000 до 10 000 руб. — для организации.

В соответствии со ст. 13.14 КоАП РФ лицо, разгласившее информацию, доступ к которой ограничен федеральным законом, при условии получения доступа к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей должно быть подвергнуто административному штрафу. Размер штрафа для гражданских лиц составляет от 500 до 1 000 руб., для должностных лиц — от 4 000 до 5 000 руб.

Если работник, ответственный за хранение, обработку и использование персональных данных других работников, злоупотребляя своими служебными полномочиями, распространяет сведения, хранящиеся в личном деле, о частной жизни других работников без их согласия, он может быть привлечен к уголовной ответственности. Так, за незаконный сбор или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих личную или семейную тайну, либо оглашение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации ст. 137 УК РФ предусматривает такие меры наказания, как штрафы, исправительные, принудительные работы с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, лишение свободы.

Порядок формирования личного дела работника после увольнения

Вместе с увольнением сотрудника его личное дело закрывается. Для этого необходимо произвести проверку его оформления: сверить наличие и расположение внесенных в опись материалов, нумерацию листов.

По окончании проверки опись необходимо закрыть путем внесения в нее записи о количестве документов в деле (цифрами и прописью), листы самой описи учитывают отдельно. Далее составить лист-заверитель (приложение 9 к Правилам). Документы оформляются на отдельных листах и подписываются составителем. Если впоследствии будут вноситься какие-либо изменения, то их нужно отмечать в листе-заверителе, ссылаясь на соответствующий акт.

Внутренняя опись вкладывается в начало дела, лист-заверитель его завершает. Затем папка подшивается и пломбируется. На титульном листе проставляется дата закрытия и срок хранения.

Если по каким-либо причинам у работодателя остались персональные документы уволенного сотрудника (удостоверения личности, трудовая книжка, военный билет), их нужно вложить в отдельный конверт, подшить его к делу и пронумеровать вложения.

Оформление личного дела

Посмотрите короткое видео о том, как оформлять личное дело сотрудника и станет все понятно:

Прежде чем говорить о ведении личных дел, подробнее остановимся на том, как их правильно оформлять. Формирование дела начинают с даты принятия человека на работу и продолжают до момента его увольнения. Для каждого дела лучше брать отдельный скоросшиватель, или хотя бы файл.

Когда работник отдела кадров формирует личное дело, он должен помнить о том, что:

Оригиналы документов лучше заменять ксерокопиями, во избежание ситуации, когда теряется подлинник важного документа (нередки случаи, когда теряются оригиналы дипломов, а восстановить их непросто);
В дело вкладывают один экземпляр каждого документа;
Документацию временного хранения и постоянного – вместе не хранят;
Лучше чтобы одно дело не превышало 4 см. толщины;
Приложения лучше хранить в одном месте с документацией.. Все личные дела следует оформлять одинаково, а также вести журнал учета личных дел, во избежание утери важной документации

Все личные дела следует оформлять одинаково, а также вести журнал учета личных дел, во избежание утери важной документации. Итак, образец оформления личного дела:

Итак, образец оформления личного дела:

  • Обложка личного дела содержит фамилию и инициалы сотрудника, дату, когда дело было начато;
  • Если отдельных папок для того чтобы хранить дела, нет, то в одной папке их лучше располагать в алфавитном порядке;
  • Количество страниц не должно превышать 250 шт.;
  • На каждой папке проставляется учетный номер дела.

Как правильно оформить личное дело

Деловая документация должна вестись в соответствии с общепринятыми требованиями, пусть даже они не закреплены законодательно, это повышает эффективность ее использования. Эта ответственность внутренним нормативным актом возлагается на определенного сотрудника, чаще всего представителя кадровой службы предприятия. Его обязанности составляют:

  • первичное заведение личного дела;
  • внесение в него новых записей и документов;
  • изъятие документов временного хранения с истекшим сроком или уже недействительных;
  • при необходимости заверение копий;
  • внутренняя опись входящих в дело документов;
  • плановая проверка состояния личных дел;
  • ежегодное ознакомление сотрудника с личным делом под его роспись;
  • хранение дел;
  • помещение неактуальных дел в архив.

ВАЖНО! Сотрудник, ведущий личные дела, должен иметь разрешенный доступ к персональным данным работников

Обложка личного дела

Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе (обложке). Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с 17.07.1972 года (ГОСТ17914-72):

  • сверху оставляется место для будущего архивного штампа;
  • сверху по центру располагается полное и сокращенное наименование организации;
  • ниже указывается структурное подразделение (нужно оставить несколько строк для отражения информации о возможной перемене отдела);
  • номер дела (по номенклатуре, принятой в фирме);
  • фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заводится дело;
  • правый нижний угол несет информацию о сроках ведения дела: дате открытия, то есть дня приема на работу, и дате закрытия (приказа об увольнении);
  • здесь же пишется количество листов в деле на момент описи;
  • срок хранения дела.

Опись состава личного дела

Все документы, попадающие в ту папку, должны нумероваться и подшиваться, а также занимать свое место в перечне документов.

Опись документов личного дела может располагаться на внутренней стороне картонной обложки папки либо быть подшита последней.

Сверху листа, предназначенного для этой цели, пишется название («ОПИСЬ документов личного дела»), далее пишется ФИО сотрудника в именительном падеже. Опись удобно вести в виде следующей таблицы.

ИндексДата выдачиЗаголовокНомер листов делаДата включенияПримечание
Порядковый номер документаПо внутренней номенклатуреОбозначается арабскими цифрамиНазвание документаВ зависимости от места размещения в делеДень помещения в личное делоРазные отметки, например. оригинал или копия.

После таблицы словами и цифрами пишется количество документов и входящих в опись листов. В конце ставится дата проведения описи и подпись исполнителя с расшифровкой.

Что должно быть в личном деле сотрудника

Состав личного дела не регламентируется на уровне нормативных актов. Строго утвержден он только для гос. служащих. Любая организация может воспользоваться утвержденным списком и решить, какую документацию включать в дела своих сотрудников, а какую нет.

Список таков:

  • Ксерокопия паспорта (чаще всего первая страница, семейное положение и место регистрации);
  • Ксерокопия диплома, документа о повышении квалификации и так далее;
  • Ксерокопия СНИЛС;
  • Если работник военнообязанный – копия подтверждающего это документа;
  • Ксерокопия ИНН;
  • Документация о прохождении профосмотра и медосмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
  • Справка о том, есть у гражданина судимость, либо отсутствии таковой (если это предусмотрено законодательством);
  • Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником лично;
  • Автобиография;
  • Экземпляр трудового договора;
  • Ксерокопия трудовой книжки;
  • Материалы об аттестации (если проводилась);
  • Фотографии работника, которые периодически обновляются;
  • Опись личного дела.

Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет.

Помимо этого, все документы нужно расположить в деле в порядке хронологии: самые первые те, что были вложены во время приема человека на работу, затем те, что появились во время его деятельности.

Как правильно вести

Нужно понимать, заводя личное дело сотрудника, что должно быть в 2020 году в его составе. Однако сформировать его один раз и навсегда не получится. Информацию нужно своевременно обновлять.

А делать это можно только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить права не имеет.

Выдавать дело кому-либо отдел кадров может только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами заинтересованное лицо может в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Если сторонняя организация намерена получить папку для просмотра, она должна подать официальный запрос. Передачу осуществить можно после получения резолюции руководителя и с составлением акта в двух экземплярах.

Обязательно ли вести личные дела

Большинство предпринимателей считают личные дела обязательным компонентом кадровой документации. Однако закон говорит о том, что это верно только в отношении государственных служащих.

Личные дела для работников госорганизаций

Информация о государственных и муниципальных служащих должна в обязательном порядке систематизироваться в установленной форме (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609). Личные дела таких сотрудников призваны отражать весь их послужной список, чтобы можно было ясно увидеть, как именно изменялись их персональные данные.

Если работник переходит из одной структуры в другую, его личное дело должно последовать за ним.

На новом месте работы легче будет сложить впечатление о новом лице, а также получить дополнительную информацию об источниках дохода, связях, круге профессионального общения, а также другую информацию, облегчающую контроль.

Федеральный закон N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 г. в части 3 статьи 42 раскрывает порядок всех действий с личными делами этой категории сотрудников.

Личные дела у предпринимателей

Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.

ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается. Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах

Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих

Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах. Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих.

Плюсы системы личных дел для предпринимателя

Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.

Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:

  • своевременный учет всей документации о сотруднике;
  • отслеживание карьерной динамики;
  • учет данных о возможных полагающихся льготах;
  • оценка перспектив профессионального роста;
  • сохранность и упорядоченность личной документации;
  • оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.

Как используется архивная информация

Есть определенные правила, которые относятся к архивной информации. Они устанавливаются актуальным законодательством и практикой делопроизводства:

  1. Организация и физические лица должны сохранить данные о сотрудниках, которые ранее являлись работниками в течение определенных периодов, все они прописаны в законе.
  2. Граждане могут подавать запросы для того, чтобы получить информацию из архива.
  3. Копии и справки, которые имеют отношение к социальным и пенсионным вопросам о получении льгот выдаются бесплатно.
  4. Архивные данные на сегодняшний день можно передавать в электронном виде.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения

Важнейшим направлением делопроизводства является сфера хранения и использования оригиналов. Бумаги обязаны храниться в архиве предприятия. Порядок хранения бумаг регламентируется отдельными нормативами законодательства. Соответственно, работодатель гарантирует работникам сохранность и конфиденциальность информации, предоставленной в папке.

Уничтожение личных сведений осуществляется в соответствии с государственными требованиями, разработанными в области работы архивов. Уничтожению подлежат акты, срок хранения которых уже подошел к концу. Документацию для дальнейшего уничтожения выбирает ответственная экспертная комиссия, которая действует в соответствии с актом о выделении бумаг для уничтожения.

Папки, которые подлежат уничтожению, передаются для дальнейшей утилизации. Перед сдачей все образцы упаковываются и опечатываются. Передача оформляется в порядке соответствующей накладной, в которой должны точно указываться дата приема, количество папок и общий вес макулатуры.

Образец оформления внутренней описи личного дела

              Внутренняя опись документов личного дела

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────

                 (фамилия, имя, отчество работника)

N п/пНаименование документаКол-во листовДата выдачи документаКому выдан документДата возврата документаПодпись работника кадровой службы
1234567
1Дополнение к личному листку по учету кадров     
2Личный листок по учету кадров     
3Автобиография     
4Копия диплома об образовании     
5Трудовой договор     
      
 И т.д.     

Наименование должности лица,

составившего опись___________________

____________ ________________________

  (подпись)   (расшифровка подписи)

Дата

Внутренняя опись составляется для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше десяти лет) сроков хранения, учет которых определяется спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.).

Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание»).

Если дело уже переплетено и подшито, заверенная составителем внутренняя опись документов подклеивается верхним краем к внутренней стороне лицевой обложки.

Обратите внимание, что при подготовке дела к сдаче в архив листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела. После увольнения работника его личное дело закрывается, то есть извлекается из папки, и прошивается

При этом важно не забыть оформить лист-заверитель

После увольнения работника его личное дело закрывается, то есть извлекается из папки, и прошивается

При этом важно не забыть оформить лист-заверитель

Порядок ведения личных дел

Личное дело (ЛД) — это совокупность документов, относящихся к одному работнику и содержащих сведения о его трудовой (служебной) деятельности и стаже.

В бюджетных организациях, как правило, ЛД ведутся на всех сотрудников. Однако возможно выборочное их ведение, например, только на руководящий состав, материально ответственных лиц и т. д. Под ведением понимается:

  • своевременное внесение записей обо всех изменениях: анкетно-биографических сведений, должностного положения и др.;
  • приобщение поступающих материалов и их изъятие;
  • выдача материалов дела, заверение копий;
  • ведение внутренней описи;
  • периодическая проверка состояния дел;
  • закрытие и подготовка к передаче в архив и т. д.

Порядок ведения и перечень документов, приобщаемых к ЛД, утверждается локальным нормативным актом.

Архивное законодательство: избегаем нарушений в новом году

Когда сдавать документы в архив организации?

– Не позднее трех лет после их завершения в делопроизводстве.

Обязана ли организация выделять отдельное помещение для архива?

– Нет, можно отвести часть помещения. Главное – соблюдать режим хранения.

Что работодатель обязан передавать в госархив при ликвидации организации?

– Документы постоянного срока хранения и по личному составу, а также c неистекшими сроками временного хранения.

В прошлом номере мы рассказали, что все организации обязаны обеспечивать сохранность документов, которые образуются в процессе их деятельности, в течение установленных сроков. Подробно разобрали распространенные ошибки в оформлении документов и в формировании их в дела. Давайте продолжим тему архивного законодательства и рассмотрим другие нарушения, которые допускают коммерческие организации.

Нарушение 3. Не соблюдаются сроки упорядочения 1 архивных документов

Из практики проверок

Нарушения архивного законодательства были обнаружены в ООО «У…». В делопроизводство организации не внедрена номенклатура дел. Не проведена обработка и систематизация документов по личному составу с 2003 года.

Что можно исправить?

Совет

Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), которая проставлена в Перечне № 558 к отдельным видам документов, означает увеличение срока хранения документов, указанных в Перечне. Окончательное решение принимает экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения после согласования с экспертной комиссией организации

Так как в ООО «У…» не разработана номенклатура дел, для упорядочения документов по личному составу необходимо: систематизировать их в хронологическом порядке, провести экспертизу их ценности, руководствуясь при этом Перечнем, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 (далее – Перечень № 558) или отраслевым (ведомственным) перечнем. При проведении экспертизы ценности уточните: правильность формирования дел (например, приказы по личному составу должны быть сгруппированы отдельно от приказов по основной деятельности), срок хранения документов (5 лет или 5 лет ЭПК).

После экспертизы ценности ООО «У…» нужно систематизировать дела. В зависимости от сроков хранения провести полное или частичное (упрощенное) оформление дел (п. 3.6.3 Правил работы архивов). Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и по личному составу (дела подшиваются на четыре прокола, листы нумеруются, составляется лист-заверитель, оформляется обложка) (п. 3.6.18 Правил работы архивов). На упорядоченные дела составьте описи.

Возьмите за правило группировать документы в дела в соответствии с номенклатурой на стадии делопроизводства после их исполнения . Документ считается исполненным после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечайте на документе (п. 3.3.2.1 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 (далее – ГСДОУ)).

Пример

Сотрудник отдела кадров Ирина Г. подготовила приказ о приеме на работу, ознакомила с ним работника. Затем решила подшить оригинал приказа в дело. Для этого она открыла номенклатуру дел, нашла заголовок «Приказы по личному составу» с соответствующим индексом и сроком хранения. Приказ о приеме на работу хранится 75 лет (п. «б» ст. 19 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Поэтому Ирина подшила приказ о приеме на работу в дело приказов по личному составу со сроками хранения 75 лет. Затем она завела личное дело на нового сотрудника. Проставила на обложке скоросшивателя присвоенный делу порядковый номер, под которым она его зарегистрировала в журнале учета личных дел (п. «б» ст. 695 Перечня № 558). Поместила в личное дело копию приказа о приеме на работу и другие документы, сопровождавшие процедуру приема сотрудника на должность. Сделала запись во внутренней описи документов дела.

Ведение личных дел

Порядок ведения кадровой документации должен быть подробно изложен в соответствующем Положении, принятом на фирме. Он может предусматривать ряд учетных процедур:

  1. Регистрация. В крупных организациях для учета личных дел заводится специальный журнал или книга. Каждое новое дело вносится в нее под определенным номером (шифром), эта же последовательность цифр проставляется на самой папке с делом. Также в журнале может содержаться такая информация о личном деле:

    • ФИО работника;
    • дата заведения;
    • дата закрытия;
    • дата передачи в архив.
  2. Корректировка. Нужна, если в процессе занятости у работника произошли значимые изменения персональных данных: изменилось место жительства, социальный статус вследствие брака или развода, перемена фамилии и т.д. Изменения вносятся на основании приложений соответствующих документальных подтверждений (копии свидетельства о браке, от рождении и пр.). На внесение изменений имеет право только ответственный сотрудник, назначаемый специальным приказом, или другой, официально уполномоченный его заменить.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если исправляется ошибка, неточность или следствие перемены, это нужно делать по аналогии с трудовыми книжками: зачеркивать неверное одной чертой, сверху писать правильный вариант, а на полях ставить отметку о верности исправления и его дате

Хранение. Поскольку личные данные относятся к конфиденциальной информации, папки требуется хранить, исключая доступ к ним посторонних лиц. Обычно для этой цели используется сейф или запираемый шкаф. Хранить следует только дела действительных сотрудников. После увольнения дело еще некоторое время сохраняется у работодателя (этот срок он устанавливает сам; на госслужбе, если дело не передается в другой орган, он составляет 10 лет).

Передача в архив. Дело уволенного сотрудника должно быть закрыто и по истечении срока внутреннего сберегания передано на архивное хранение. Для передачи нужно заполнить лист-заверитель, куда заносится финальная информация о состоянии личного дела. Этот лист подшивается в конец папки. С момента передачи дела в архив оно будет там храниться 75 лет, если принадлежало обычному работнику, и постоянно – если руководящему.

Поделитесь в социальных сетях:vKontakteFacebookTwitter
Напишите комментарий