Как написать ответ на жалобу: образец письма

Как написать жалобу на Почту России в 2019 году? Советы юриста

В тексте жалобы на работу Почты России рекомендуем указать:

• Сведения об адресате жалобы;
• Фамилию, имя и отчество заявителя;
• Адрес и номер телефона заявителя;
• Адрес почтового отделения;
• ФИО и должность работника почтовой службы, чьи действия обжалуются;
• Основания подачи жалобы;
• Требования заявителя;
• Дату подачи жалобы.

Обратите внимание! Если у вас появятся вопросы или возникнут какие-либо трудности при подготовке жалобы на Почту России в 2019 году, вы всегда можете обратиться за бесплатной правовой консультацией к специалистам портала «ЦентрСовета». Среднее время ожидания ответа от юриста — 15 минут

Жалоба на «Почту России» может быть составлена в соответствии с действующим законодательством. Организация функционирует в соответствии с нормами ФЗ о почтовой связи и ФЗ о связи. Как только человек обратился в отделение организации, он становится её клиентом.

Пожаловаться на отделение »Почты России» можно в режиме онлайн. Способ позволяет сэкономить время. Его не придется тратить на личный визит в организацию.

Составлять заявку нужно правильно

Оформляя бланк документа, стоит принять во внимание следующие советы:

• жалобы можно писать только на русском языке;
• к заявке можно приложить файлы, подтверждающие правоту заявителя, однако их общий вес не должен превышать 5 Мб;
• если к заявлению прикладываются документы, они должны быть отсканированы и вся информация, содержащаяся в жалобе, должна быть достоверной;
• стиль изложения должен быть официально деловым;
• в тексте документа не должны присутствовать нецензурные выражения или эмоциональные отступления.

Если жалоба на отделение «Почты России» была отправлена в режиме онлайн, ответ поступит аналогичным образом. Он будет отправлен на тот же электронный адрес, с которого поступила претензия. Срок рассмотрения заявки напрямую зависит от того, с каким вопросом человек обращается в уполномоченный орган.

Если человек уверен, что его права были нарушены, он может подать жалобу на «Почту России». Для этого потребуется выполнить следующие действия:

1. Попробовать решить проблему на уровне начальства отделения, предоставившего некачественную услугу. Для этого потребуется составить заявку или оставить запись в книге отзывов и предложений. Она должна иметься в каждой организации. Если предпринятые действия результата не возымели, необходимо обратиться к вышестоящему руководству почты.
2. Подготовить письменную жалобу о ненадлежащем выполнении обязательств сотрудников отделения «Почты России». Документ должен быть оформлен правильно. Лучше использовать готовый образец. Бумага может быть направлена при помощи почты или передана в режиме онлайн. Выбор зависит от удобство гражданина.
3. Дождаться принятого решения. Процесс ожидания может занять от 5 дней до нескольких месяцев. Точный период зависит от сложности сложившейся ситуации. Ответ будет сообщен тем же способом, при помощи которого осуществлялось обращение.
4. Решить, что делать далее. Если вердикт человека не удовлетворяет, он может подать заявку в вышестоящие органы или обратиться в суд.

Если еще остались спорные вопросы, вы также можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефонам: 7 (499) 938-51-29 Москва; 7 (812) 467-30-52 Санкт-Петербург; 7 (800) 350-83-47 Бесплатный звонок для всей России.

• учреждение, в которое осуществляется обращение;
• причина подачи жалобы;
• наличие потребности в предоставлении выплаты.

Бесплатная консультация юриста

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Бесплатная консультация юриста

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Если обращение осуществлялось в прокуратуру, Роспотребнадзор или Роскомнадзор, ответ должен быть дан в течение 30 дней. За первые 10 суток государственный орган должен сообщить заявителю, будет ли осуществляться проверка по жалобе, или документ оставили без движения. За это время сотрудники учреждения запросят необходимые бумаги и свяжутся с отделением «Почты России», с которым возник конфликт.

За оставшийся промежуток времени уполномоченный орган должен окончательно разобраться в ситуации и дать ответ заявителю. Если случай сложный и требует большого количества времени для рассмотрения, период могут продлить еще на 30 дней. Заявителя обязаны уведомить о пролонгации срока рассмотрения заявки и причинах подобного.

Разновидности обращений

По закону можно направлять разные варианты обращений в уполномоченный орган. Вне зависимости от выбранной формы потребуется подготовить ответ в установленный промежуток времени.

Существующие разновидности обращений Замечание Классификация выполняется на основании содержания. Сюда включают обращения, в которых зафиксированы мягкие требования, выраженные в форме просьбы Предложение Разновидность направлена на улучшение деятельности организации

В некоторых случаях при помощи предложений можно существенно изменить подход к деятельности фирмы и добиться положительных итогов Заявление Форма призвана доносить определенную просьбу руководству, обращать внимание на те или иные нюансы Жалоба Содержит требование об устранении нарушения, восстановлении нарушенных прав или интересов

Сроки ответа на жалобы

В общем случае, как было сказано выше, ответ на жалобное письмо должен поступить в течение 1 месяца со дня получения бумаги. Однако при ряде серьёзных обстоятельств данный период времени может быть сдвинут как в сторону уменьшения, так и увеличения, в частности:

• Если по данной претензии требуется проведение каких-либо исследований или экспертиз, без которых обоснованный ответ дать невозможно. Однако в таком случае получатель жалобы обязан уведомить оппонента о проводимых мероприятиях до истечения 30-дневного срока.
• В случае, если ответственный за реакцию на обжалование находится на лечении и не может это сделать физически.
• Когда ответчик находится в служебной поездке в ином субъекте федерации или за границей, на что имеются соответствующие доказательства.

Важно! Отсутствие какой-либо реакции на жалобное письмо со стороны ответчика автоматически даёт повод его автору на обращение в судебную инстанцию

Реакция на обоснованную претензию

Ответ на обоснованную жалобу покупателя менеджер компании должен составлять в свободной форме и с соблюдением основных норм официально-делового стиля.

Согласно общепринятому (хоть и неписаному) правилу, адресата нужно поблагодарить за отзыв, так как благодаря ему была выявлена проблема. В особенности если спорная ситуация была описана потребителем во всех подробностях. Менеджер должен сообщить автору претензии о том, какие конкретно меры были приняты для того, чтобы предотвратить подобные ситуации в будущем и минимизировать последствия уже случившейся.

В качестве завершения подобной жалобы рекомендуется принести извинения за причиненные неудобства, в связи с которыми клиенту пришлось тратить свое время на обращение к администрации торговой точки через книгу отзывов.

Само собой, в ответе обязательно должно фигурировать имя и должность лица, которое в данном случае выступает от имени компании.

Административная ответственность за игнорирование жалобы

Если ответчик, получив жалобу, не посчитает нужным придавать ей должное внимание и утруждать себя в написании адекватного и обоснованного ответа, за данное действие в общих случаях в соответствии с КоАП РФ предусмотрена административная ответственность в виде следующих материальных взысканий:

• Если жалоба была адресована физлицу, действующему от себя лично или от имени одиночного легитимного хозяйствующего субъекта, то штраф может составить от 5,0 до 20,0 тыс. руб.
• В случае, когда обидчиком выступило ИП или юрлицо, сумма обязательного взыскания может быть увеличена до 100,0–500,0 тыс. руб.

Все жалобы, проигнорированные со стороны ответчика и связанные со взаимоотношениями между потребителями и поставщиками услуг, как правило, дублируются в Роспотребнадзор, который в свою очередь проводит проверку в отношении нарушителя и имеет полномочия на наложение указанных выше штрафов, а также на применение следующих административных взысканий:

• Приостановка деятельности компании до устранения нарушения, которое было отображено в жалобе от потребителя. В данном случае сотрудники госучреждения назначают повторную проверку через некоторый промежуток времени, и если в ходе её выясняется, что ответчик устранил все нарушения, право на занятие привычной деятельности для него возобновляется.
• Отзыв лицензии, дающей право на занятие определённым родом деятельности организации или ИП, на определённый срок.
• На полный запрет ведения предпринимательской деятельности юрлицу ввиду невозможности устранения указанных в жалобе недостатков в тех условиях, при которых функционирует компания.

Ответ на жалобу

В ряде случаев действия Роспотребнадзора приводят к полному банкротству компанию, особенно, если выявленные недостатки могут принести значительный ущерб потребителям.

В некоторых ситуациях, когда письмо ответ на письмо жалобу от потребителя отсутствует, и это приводит к вредному воздействию на здоровье или влечёт за собой тяжкие последствия для граждан (вплоть до их смерти), в законе подразумевается уголовная ответственность за нарушения в зависимости от их тяжести и в соответствии с УК РФ.

Для примера, жители соседних домов могут писать жалобу и подать заявление на соседний завод за высокую концентрацию вредных выбросов или за отсутствие нормальной системы оповещения о пожаре в месте, предназначенном для массового скопления людей, либо родители жалуются на воспитателей детского сада из-за ненадлежащего присмотра за детьми и некорректного отношения к их воспитанию.

В случае, если потребители выявляют столь серьёзные нарушения, как правило, написанием жалобы в адрес предприятия их действия не ограничиваются, и бумага дублируется в органы прокуратуры РФ, компетентные сотрудники которой имеют полномочия на проведение проверок, закрытие предприятия, наложения штрафа и возбуждение уголовного дела в случае игнорирования нарушений со стороны ответственных лиц.

Наложение штрафа

Это означает, что гражданские лица всё чаще замечают именно отношение компании к клиентам и рабочей деятельности персонала, а также на сам комфорт в обслуживании, и если они недовольны, предприятие уже не имеет возможности нормально состязаться с соперниками.

Если должностным лицом обращение было проигнорировано, либо если письмо ответ на жалобу было дано с опозданием или не в установленной форме, то в соответствии с кодексом об административных правонарушениях, на руководство накладывается штраф от пяти тысяч до двадцати тысяч (если вопрос касается физического лица), либо от ста до пятисот тысяч рублей (если дело касается юридического лица).

Кроме того, неоднократное игнорирование жалоб заявителей может привести к тому, что ответчик будет лишён торговой лицензии, либо временно ограничен в праве на ведение предпринимательской деятельности.

Если же игнорирование жалоб привело к нанесению вреда человеку (или группе людей), то такие действия могут быть расценены как уголовное преступление.

Обоснованные и необоснованные претензии

В общем случае, как было сказано выше, ответ на жалобное письмо должен поступить в течение 1 месяца со дня получения бумаги. Однако при ряде серьёзных обстоятельств данный период времени может быть сдвинут как в сторону уменьшения, так и увеличения, в частности:

• Если по данной претензии требуется проведение каких-либо исследований или экспертиз, без которых обоснованный ответ дать невозможно. Однако в таком случае получатель жалобы обязан уведомить оппонента о проводимых мероприятиях до истечения 30-дневного срока.
• В случае, если ответственный за реакцию на обжалование находится на лечении и не может это сделать физически.
• Когда ответчик находится в служебной поездке в ином субъекте федерации или за границей, на что имеются соответствующие доказательства.

Важно! Отсутствие какой-либо реакции на жалобное письмо со стороны ответчика автоматически даёт повод его автору на обращение в судебную инстанцию

Разобрав пример ответа на жалобу, необходимо принять во внимание особенности действий в сложившейся ситуации. Механизм действий, которые необходимо соблюдать при получении претензии, напрямую зависит от разновидности документа

Если лицо обратилось к предпринимателю или в компанию, во внимание нужно принять нормы гражданского законодательства.

Действовать нужно, придерживаясь следующей схемы:

• Ознакомиться с информацией, отраженной в документе. Если требуется, нужно связаться с заявителем и уточнить обстоятельства, отраженные в жалобе. Дополнительно предстоит провести опрос сотрудников.
• Факты подвергаются тщательному анализу. Иногда может потребоваться проведение экспертизы. В определенных ситуациях нужно проводить профессиональную оценку правомочности выдвинутых претензий. Так, если заявитель жалуется на недостатки товара, эксперт выяснит, кто именно виновен в поломке.
• По итогам проведенных процедур принимается решение. Если претензия обоснована, применяются меры по разрешению конфликта. Если основания для удовлетворения жалобы отсутствуют, требование корректно отклоняют.
• Оформляется ответ на претензию и направляется его заявителю.

Не стоит игнорировать претензии вне зависимости от формы их направления. Ответ обязательно предстоит дать в письменной форме. Иногда жалобы направляют провокаторы, которые специально пытаются раздуть конфликт, после чего обращаются в контролирующую инстанцию. Инициатором подобного может стать конкурирующая фирма.

Как уже говорилось ранее, период на предоставление ответа варьируется от 10 до 30 календарных суток. Срок начинает исчисляться с момента получения обращения. В этот период потребуется подготовить лишь сам ответ на обращение. Срок, который займет пересыл, в отведенный период не входит.

Если присутствуют серьезные обстоятельства, срок обращения может быть повышен:

• лицо находилось в командировке в другом городе или за границей и не могло своевременно дать ответ;
• присутствуют потребности в проведении исследований, экспертиз, без которых дать корректный ответ невозможно;
• лицо проходит лечение и физически не может ответить на обращение.

По закону выполнить действия необходимо в той же форме, в которой была получена сама жалобу, если иное не было отражено в ее тексте. Так, если была представлена письменная претензия, ответ оформляется в аналогичной форме, даже если присутствует номер телефона для оперативной связи. Документы, полученные через интернет, рассматриваются, после чего оформляется ответ в электронной форме.

Если получено устное заявление от пациента или покупателя, на него также нужно ответить устно. Коллективная претензия не требует дачи ответа каждому отдельному заявителю, а только лицу, чьи контактные данные указаны в верхней стороне листа. Альтернативой выступает личная подача. Аналогичные правила действуют во всех других ситуациях. Когда ответ передается непосредственно в руки, подпись ставится в особом журнале организации.

Не во всех ситуациях компания, получившая жалобу, обязана предпринимать какие-либо действия. Известны ситуации, когда претензии применяли для извлечения прибыли. Оставить неправомерную претензию без внимания также нельзя. Действие повлечет за собой возникновение судебных тяжб или скандалов.

Как отвечать на жалобу гражданина

Каждая организация, деятельность которой направлена на удовлетворение потребностей потребителей, рано или поздно может столкнуться с обращениями неудовлетворенных обслуживанием или качеством товара граждан

Игнорирование подобных обращений может привести к негативным последствиям для организации, поэтому важно вовремя отреагировать и направить потребителю ответ на жалобу

Каждая организация, занимающаяся предоставлением товаров или услуг потребителям, должна реагировать на каждое обращение граждан вне зависимости от формы их предоставления (устная или письменная).

Помимо законодательных актов, законность направления жалоб и порядок их рассмотрения прописана в положениях:

• Гражданский кодекс РФ;
• КоАП РФ;
• Кодекс административного судопроизводства РФ.

Законодательством РФ установлен период, в течение которого заявителю после получения его жалобы направляется письменный ответ. Нарушать установленный срок не допускается.

Действуют следующие сроки оформления и направления ответов по поступившим жалобам:

• 30 дней;
• 60 дней, если для ответа на жалобу понадобилась дополнительная проверка.

Чтобы составить ответ на поступившую жалобу, необходимо осуществить следующий алгоритм действий:

1. Определить ответственных лиц, к компетенции которых относится данное обращение, и направить им копии жалобы.
2. В случае неправильного направления жалобы ответственному органу ее переадресуют органу, обладающему компетенцией по рассмотрению подобных вопросов. В этом случае заявитель обязательно уведомляется.
3. Рассмотрение доводов, описанных в жалобе и их проверка.
4. Изучение нормативно-правовой базы, на которую опираются аргументы заявителя.
5. Составление мотивированного ответа на жалобу в сроки, установленные законом.
6. Отправка ответа заявителю и всем заинтересованным лицам в рамках данной жалобы.

Данный алгоритм является ориентировочным и в случае необходимости может быть дополнен иными действиями.

Образец 2019

Ответ на жалобу должен придерживаться следующей структуры:

1. Шапка – отражаются контактные данные заявителя и ответчика.
2. Обращение – ответ начинается с уважительного слова к заявителю.
3. Позиция ответчика – в случае несогласия с доводами, приведенными в жалобе, необходимо привести соответствующие доказательства, в ином случае ответчик приносит извинения.
4. При опровержении жалобы прилагаются доказательства, в случае признания вины – описываются меры по решению проблемы.
5. В резолюции документа выражается благодарность заявителю за его бдительность и внимательное отношение к деятельности организации.
6. Дата и подпись ответственного лица.

Несмотря на то, что документ носит официальный характер, при его составлении допускается использование эмоциональных оборотов и разговорной речи.

В Гражданском кодексе говорится, что ответ должен быть предоставлен в срок до 30 дней. Этот период предоставляется для обоснования выполненных действий и исправления сложившейся ситуации. Однако в законодательстве переводится ряд ситуаций, при наступлении которых претензию можно оставить без внимания.

Подобное возможно, если:

• получено анонимное обращение, какие-либо сведения об авторе отсутствуют;
• на документе не проставлена личная подпись;
• в претензии присутствуют нецензурные выражения, прямые угрозы, текст оформлен безграмотным языком.

Во всех остальных случаях должен быть обязательно дан ответ. Игнорирование обращений считается нарушением и может стать основанием для привлечения к ответственности.

Виды обращений

Для начала следует изучить правовую сторону вопроса. Существует несколько видов обращений граждан:

1. Предложение.

Отправляя предложение, гражданин намерен улучшить работу организации, а не просто «наябедничать». Это конструктивный образец обращения, который полезен в первую очередь для адресата (разумеется, если автором является образованный и серьезный человек). Современные предприятия уже давно научились извлекать пользу из таких предложений, так как коррективы со стороны позволяют сделать фирму образцом чуткости и законопослушности. В РФ подобные предложения обычно направлены на усовершенствование законов и работы государственных органов.

1. Заявление.

В заявлении обычно написаны следующие требования:

Исправить ошибки должностных лиц или государственных органов;
Обратить внимание на нарушение и принять соответствующие меры;
Пресечь бездействие уполномоченных лиц;
Другими способами реализовать права и свободы заявителя.

Также в заявлении гражданин может раскритиковать некоторых управленцев и выразить недовольство работой органов местного самоуправления.

1. Жалоба.

Третий вид обращения является главным в нашем обзоре. Данный образец обращения гражданина – это требование защитить его конституционные права, или права и свободы других людей.

Куда обратиться с претензией?

Попытайтесь разрешить конфликт самостоятельно, сделайте замечание обидчику, проведите беседу. Если такие действия не дали эффекта, тогда нужно обратиться в другие инстанции.

Жалоба руководству

Докладную записку можно подать своему руководителю, если обидчиком является коллега по работе. Правила составления и подачи служебной записки не имеют отличий от написания иных претензионных ходатайств, спровоцированных нарушением трудовой этики.

Работодатель изучит все обстоятельства дела, организует служебную проверку и по факту ее проведения примет решение о виде дисциплинарного наказания.

Трудовая инспекция

Если конфликт внутри организации решить не удается, следует обращаться к представителям закона. Жалоба на сотрудника подается в Трудовую Инспекцию, после чего ее ответственные сотрудники организуют внеплановую проверку, готовят доказательную базу.

Прокуратура

Ст. 28.4 КоАП указывает: начало административного производства по статье 5.61 – это область ответственности прокурора. Необходимо подать заявление о факте оскорбления в прокуратуру и дожидаться окончания проверки.

Если указанные факты в заявлении подкреплены доказательствами, прокурор вынесет постановление о возбуждении дела об административном производстве.

Коллективный иск

Также можно обратиться сразу в судебные органы. В этом случае речь пойдет уже не о жалобе, а об исковом заявлении.

Написать такую бумагу можно коллективно в случае:

1. Сексуального домогательства работника (ст. 133 УК РФ).
2. Публичного унижения чести и достоинства (ст. 5.61 КоАП РФ).
3. Умышленных действий работника, повлекших за собой дисциплинарное взыскание или увольнение.

Внимание: Важная часть дела – это доказательная база. Именно от нее зависит исход всего дела.

Допустимые сроки ответа на жалобу

Рассматривается жалоба государственными органами в течение месяца и по истечению этого времени дается ответ. Отсчет начинается с момента ее принятия.

В письменном ответе будет указана информация о проделанной работе и вариантах решения возникшего спора, а также указаны сроки, в которые эти действия могут быть совершены.

Какие меры наказания могут быть применены?

Виновник происшествия должен понести заслуженное наказание в виде административной ответственности и штрафа.

В случае прописанных правил поведения в локальных нормативных актах компании или в должностных инструкциях, а сотрудник ознакомлен с ними под подпись, то можно применить:

• устное замечание;
• строгий выговор;
• депремирование;
• расторжение трудового соглашения.

Но за содеянное нарушение человек может быть наказан только по одному пункту.

Можно ли уволить сотрудника за хамство?

Работника нельзя уволить за грубое отношение и хамство.

В соответствии с действующим трудовым законодательством, неэтичное поведение сотрудника можно квалифицировать как:

• нарушение утвержденного режима дня,  трудового распорядка (ст. 81 ТК РФ);
• пренебрежение к исполнению должностной инструкции (ст. 192 ТК РФ).

Нужно быть предельно внимательным и следовать порядку наложения дисциплинарных взысканий и всей процедуре расторжения ТД. Тогда у уволенного не будет повода для обращения в суд.

Заключение

При неэтичном поведении в вашу сторону важно сохранять спокойствие и предпринимать последовательно шаги по устранению данного проявления – от безразличия и избегания общей работы с нарушителем до направления обращения в вышестоящие инстанции. Но на этом проблема оскорбительной коммуникации в трудовых коллективах не искоренится

Для ее разрешения и профилактики повторного возникновения нужно планомерно повышать уровень культуры всех работников

Но на этом проблема оскорбительной коммуникации в трудовых коллективах не искоренится. Для ее разрешения и профилактики повторного возникновения нужно планомерно повышать уровень культуры всех работников.