Значение словосочетания трудовая книжка

Внешний вид и содержание разделов

Трудовая книжка соответствует своему названию и понятию. Это, действительно, небольшая книжка, которая включает:

1. обложки;
2. титульного листа;
3. 10 разворотов основной части;
4. 10 разворотов сведений о поощрениях за достижения в трудовой сфере.

Как обложка, так и титульный лист выглядят одинаково: гербом Российской Федерации и заглавной надписью «Трудовая книжка».

Отличие титульного листа в том, что на нем можно прочесть данные о владельце:

• инициалы и дата рождения;
• уровень полученного образования и присвоенная по его итогам профессия.

Отдельной строки удостаивается подпись владельца, как подтверждение правильности внесенной информации.

ВАЖНО! Трудовая книжка не дается с рождения или с наступлением определенного возраста. Начальное заполнение (оформление) трудовой книжки и записей в ней – работа, возлагаемая на первого работодателя

Также в его обязанности входит заверение трудовой книжки печатью организации.

Пустой бланк первой трудовой книжки это официальный документ, утвержден законом и покупается с предъявлением доверенности на покупку трудовой книжки. Она существует для того, чтобы минимизировать махинации и подделки.

«Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» – основные разделы трудовой книжки.

Их структура абсолютно одинакова, они представлены в табличной форме.

Заполнение этой таблицы дает полное представление обо всех трудовых отношениях конкретного работника.

Для структуризации и упорядочивания вносимых данных таблица имеет столбцы:

1. номер записи (№ записи);
2. дата ее внесения;
3. информация обо всех изменениях трудового положения (будь-то прием/увольнение, удостаивание награды за успехи в труде и т.д.);
4. реквизиты документа, на основании которого принято решение сделать запись.

Для лиц, чья трудовая деятельность особо активная, а трудовой путь имеет множество ступеней, актуален вопрос о вместимости трудовой книжки. Что делать, если место кончается, и записи вносить уже некуда? Вкладыш в трудовую книжку – решение проблемы. По форме он похож на основной документ.
Правила заполнения вкладыша:

1. титульный лист заполняется фактическими данными, а не теми, которые указаны на трудовой книжке.

   Делается это потому, что к тому моменту, когда возникла необходимость во вкладыше, работник может сменить фамилию, повысить уровень образования и т.д.;

2. дата заполнения ставится фактическая;
3. заверение печатью организации и подписью сотрудника, заполняющего данные обязательно;
4. количество вкладышей на одного человека законом не ограничено.

Выписка из книжки

В связи с тем, что книжка всегда должна храниться у работодателя, сотрудник не может предоставлять ее оригинал в различные органы. Единственным исключением из этого является Соцстрах. Если им потребуется оригинал книжки, то работодатель обязан будет ее выдать сотруднику. Во всех остальных случаях делается выписка из документа или его копия.

Форма выписки должна отражать следующую информацию:

1. Реквизиты организации, которая выдает данный документ.
2. Название документа.
3. Персональные данные сотрудника, который просит данную выписку. Здесь должны отражаться сведения с первой страницы книжки, а также должность, в которой он работает.
4. Сведения о человеке, заполняющем данный документ. Обязательно указывается его должность и ФИО.
5. Затем составляется табличная форма, аналогичная той, что находится в трудовой книжке. Туда вносятся все сведения из книжки с соблюдением хронологического порядка.
6. Указывается, что выписка верна. Все это заверяется подписью должностного лица, датой создания выписки и печатью организации.

В настоящее время вместо выписки делают копию книжки и заверяют ее печатью организации. Помимо этого ответственный сотрудник за предоставление копии ставит свою подпись и пишет, что копия верна на каждом листе. В том месте книжки, где человек был последний раз трудоустроен, делается запись на копии о том, что он работает по настоящее время. И ставится дата.

Такая копия книжки может пригодиться во многих случаях:

• для оформления кредита;
• для оформления субсидий и различных льгот;
• при трудоустройстве на дополнительную работу;
• в судебные инстанции;
• в ПФР;
• для оформления загранпаспорта;
• во многих других случаях.

На основании книжки и записей, сделанных в ней, другие организации могут сделать определенные выводы о человеке, необходимые для принятия определенных решений

Поэтому очень важно знать порядок и правила заполнения книжки не только самим работодателям, но и каждому человеку, имеющему этот документ

Трудовая книжка с точки зрения закона

Необходимость использования трудовой книжки при трудоустройстве продиктована Трудовым кодексом Российской Федерации в статьях 65 и 66. На основании положений данных статей предъявление трудовой книжки при трудоустройстве на новом месте работы для работника является обязательным. Возможность непредоставления данного документа дана работнику только в двух случаях: если речь идет о трудоустройстве по совместительству, и данная работа является именно совмещаемой (трудовая книжка остается на основном месте работы, и там же вносится запись о совместительстве, если о такой записи высказал пожелание сам работник), а также если речь идет о первом трудоустройстве, когда работнику выдается документ первым работодателем с внесением всех необходимых отметок (на руки данный документ можно получить только после того, как был расторгнут заключенный ранее трудовой договор).

Ведение трудовых книжек в виде юридического оформления всех этапов трудовых правоотношений между работником и работодателем ложится полностью на плечи работодателя. Данное требование сформировано в Постановлении Минтруда России №60, принятом 10 октября 2003 года (последняя действительная редакция датируется 31 октября 2016 года).

Данным Постановлением произошло утверждение Инструкции по заполнению трудовых книжек. В частности, в рамках данного постановления сформированы основные требования, в соответствии с которыми происходит оформление информации о трудоустройстве гражданина. Кроме того, в соответствии с частью 4 указанной Инструкции, в трудовую книжку вносятся также отметки о награждении работника, если это подразумевается его профессиональной деятельностью.

Начало трудовой карьеры

Человек получает рассматриваемый документ тогда, когда первый раз устраивается на работу. В большинстве случаев ему в это время исполняется 18 лет или больше. Однако трудовую карьеру в соответствии с законодательством можно начать и раньше.

В 14 лет обязательными условиями найма являются следующие:

1. Письменное согласие хотя бы одного из родителей.
2. Необходимо, чтобы трудовая деятельность не препятствовала учёбе.

В 15 лет можно устраиваться без согласия родителей

Однако важно, чтобы работа относилась к категории лёгкой

С 16 лет гражданин имеет право заключать трудовой контракт по своему усмотрению.

Иногда трудовая карьера может начинаться существенно позже. Часто такая ситуация возникает у выпускников учебных заведений.

При первичном заполнении необходимо предъявит паспорт и документ о полученном образовании. Новая книжка может выдаваться не только в начале карьеры, но и после утери. Оформление происходит в соответствии с требованиями законодательства, а не по желанию сотрудника. Поэтому отсутствует необходимость писать для этой цели заявление.

Кто в ответе за грамотность оформления

Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и является основным документом о рабочей деятельности. Образец трудовой книжки можно посмотреть в нашей статье.

Ошибки в записях, которые вносятся в этот бланк, могут помешать трудоустройству работника и офромлению пенсии. Исправить неточности будет работодатель, который их допустил. Либо текущий работодатель на основании документов от организации, которая эти ошибки допустила

Поэтому важно вносить сведения в документ в соответствии с установленными правилами и не допускать грамматических ошибок

За ведение и сохранность документа отвечает именно работодатель, он же обязан завести его работнику при первом трудоустройстве. Руководитель может сам нести ответственность за заполнение бланков, либо возложить полномочия приказом на специалиста кадровой службы или иного работника.

Для тех, кто привык к бумаге

Виктория Владимировна Сливкова: Обязательно ли писать заявление о том, что я не желаю в электронном виде вести свою трудовую книжку?

Иван Шкловец: Законом предусмотрено два вида заявления, одно из которых до конца 2020 года подает работник. Работник подает либо заявление о том, что он просит продолжать вести трудовую книжку, либо о том, что он просит предоставлять ему сведения о трудовой деятельности, что означает отказ от ведения бумажной трудовой книжки. Желательно, чтобы до окончания 2020 года работник такой выбор сделал.

Россияне рассказали, за что уважают коллег

Вы упомянули, что человек не может передумать, а тем временем многие читатели спрашивают — можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки, а потом ее вернуть?

Иван Шкловец: Работники, подавшие заявление о предоставлении сведений в электронном виде и получившие трудовые книжки на руки с внесенной в нее соответствующей записью, не смогут вернуть их работодателю для продолжения ведения в бумажном виде. Такой возможности для работника закон не предоставляет. Для работодателя, согласившегося принять обратно трудовую книжку, возникают риски, связанные с признанием записи недействительной, необходимостью изменения кадровых документов, корректировке отчетов в ПФР. В связи с этим целесообразно об этом предупреждать работников заранее.

А передумать в обратную сторону можно? Выбрать бумажную, а через год-два от нее отказаться?

Иван Шкловец: Работник, подавший заявление о продолжении ведения трудовой книжки, может впоследствии подать заявление об отказе ведения трудовой книжки в любое время — в 2021, 2022 и последующих годах.

К примеру, в конце 2020 года к работодателю устраивается новый работник с бумажной трудовой книжкой. Как новому работодателю узнать, отправлялись ли уже по этому работнику предыдущим работодателем сведения о выборе бумажной трудовой книжки или еще нет? Сам работник не помнит, подписывал он заявление или нет.

Иван Шкловец: На всякий случай уведомите его письменно об изменениях законодательства, о праве выбора. И уже после этого ждите от него заявление.

Раз выбрав электронную трудовую, к бумажной уже вернуться нельзя. Фото: Владимир Гердо / ТАСС

Вопрос от Ольги Таланцевой: Если к новому работодателю приходит устраиваться сотрудник в 2021 году и приносит трудовую книжку, в которой нет записи о том, что он перешел на электронную форму, то работодатель должен вести бумажную книжку? А если сотрудник вообще не подавал на предыдущем месте работы никаких заявлений, то как быть новому работодателю?

Иван Шкловец: Если к вам приходит в 2021 году работник с уже оформленной ранее трудовой книжкой, в которой отсутствует запись о подаче им заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности, последней записью у него должна быть запись о его увольнении. Это означает, что работник либо сохранил трудовую книжку, либо не сделал выбора. В этом случае вы продолжаете вести трудовую книжку до тех пор, пока работник вам не подаст заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Форма и условия оформления

В настоящее время существует три действующие формы трудовой книжки – образцы 2004, 1973 и 1938 годов. Все формы имеют равную юридическую силу и подлежат замене только при утере или порче.

В приводится трудовой книжки образца 2004 года. На первой странице расположены серия, номер и поля для записи данных работника, здесь же ставится дата выдачи, подпись и печать ответственного лица.

На страницах 2-21 расположены таблицы для внесения сведений о работе. В таблице 4 графы (столбца). В первой графе указывается номер записи по порядку, во второй – дата записи, в третью графу вносится запись о переводе, увольнении и т. д., а в четвертой графе ставится номер и дата приказа, являющегося основанием для записи.

С 22 страницы бланк трудовой разлинован для внесения сведений о наградах, данный раздел заполняется так же, как и сведения о работе.

Оформление трудовой на работника осуществляется сотрудником отдела кадров при соблюдении следующих условий:

• данное место работы является для работника основным;
• фактически отработано 5 смен;
• работник оформлен официально по трудовому договору.

Если, помимо основного труда, гражданин подрабатывает по совместительству, он может потребовать внести сведения о такой подработке в трудовую – для этого нужно получить заверенную копию приказа о трудоустройстве по совместительству и предоставить ее в отдел кадров по основному месту работы.

История документа в СССР

1918—1922

Трудовая книжка. 1921 года, по декрету от 1919 года

С провозглашением новых отношений между «бессословными», «нечиновными» гражданами и государственной властью после революции, произошедшей —8 ноября (—26 октября по старому стилю) 1917 года, возникла потребность в формировании институтов, законодательно регламентирующих факторы труда и его оплаты, — статуса найма производителей и учреждений, оплачивающих их работу.

Вместе с Конституцией РСФСР 1918 года, гарантировавшей советским людям право на труд, ВЦИК принял Кодекс законов о труде, определявший, наряду с положениями о еженедельном отдыхе и праздничных днях, о выдаче пособий трудящимся во время болезни и по безработице, правила о трудовых книжках. Соответствующее положение вошло в «Приложение к статье 80-й КЗоТ». Этот пакет законодательных и поззаконных актов был первым опытом оформления трудовых отношений в новой форме государственности. Трудовая книжка (трудовой список), фиксировавший эти отношения, упразднял любые удостоверения личности для: 1) лиц, живших на нетрудовой доход, поступления с имущества, % с капитала. 2) лиц, трудившихся по найму. 3) членов советов и правлений акционерных обществ, компаний и всякого рода товариществ и директоров этих обществ. 4) частных торговцев, биржевых маклеров, торговых и коммерческих посредников. 5) лиц свободных профессий, если они не выполняли общественно-полезную функцию. 6) лиц, не имевших определенных занятий.

Местными Советами учреждениям (работодателям) были предписаны сроки заполнения трудовых книжек — не реже одного раза в месяц, когда в этом документе производилась запись об исполнении гражданами общественных работ и повинностей. Это закреплялось «Конституционным законом о труде» (КЗоТ) в декабре 1918 года. Тогда же Народный Комиссариат Труда утвердил статус и форму трудовой книжки. Было предписано указывать в документе: фамилию, имя, отчество и время рождения владельца; название и адрес профсоюза, к которому он принадлежит; категорию, присваиваемую при зачислении на работу расценочными комиссиями профсоюзов. Владелец должен был удостоверять подписью все записи в трудовой книжке, при увольнении с работы документ оставался у его владельца.

25 июня 1919 года ВЦИК издал «Декрет о введении трудовых книжек в городах Петрограде и Москве», устанавливавший возраст, с которого граждане могли начинать трудовую деятельность — с 16 лет. Эксплуатация лиц, не достигших этого возраста, детей, объявлялась вне закона. Законодательные положения декрета утратили свою юридическую силу с ноября 1922 года.

В 1923 году трудовые книжки были упразднены и на смену им были вновь введены удостоверения личности.

1926—1939

Постановление СНК СССР от 21 сентября 1926 года за подписью А. Цюрупы о введении трудовых списков

21 сентября 1926 года постановлением Совета Народных Комиссаров СССР взамен трудовых книжек были введены «Трудовые списки».

1939—1970

Трудовая книжка образца 1939 г.

С 15 января 1939 года в СССР вновь введены трудовые книжки единого образца для рабочих и служащих всех государственных и кооперативных предприятий и учреждений. За утрату трудовой книжки установлен административный штраф в размере 25 рублей. C 1940 года был утвержден вкладыш в трудовую книжку.

9 июля 1958 года была утверждена «Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях», в которой подробно регламентировался порядок заполнения, хранения, учёта и выдачи работникам трудовых книжек. До 1970 года эта Инструкция претерпела многие изменения, получала дополнения и разъяснения вплоть до принятия новых положений трудового законодательства, которые также выразились многими частными изменениями.

1973—1991

На протяжении всего времени практики использования трудовых книжек в СССР наблюдались отдельные проблемы в законодательстве, связанные с нормами их ведения, учёта и хранения, поэтому 6 сентября 1973 года Совет Министров СССР и ВЦСПС в целях дальнейшего улучшения порядка ведения трудовых книжек рабочих и служащих на предприятиях, в учреждениях и организациях, а также повышения воспитательного значения трудовых книжек в деле укрепления трудовой дисциплины приняли Постановление «О трудовых книжках рабочих и служащих». 20 июня 1974 года была утверждена Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, изменения и дополнения имели место в 1985 году, и в 1990 году.

Электронная

Пока идёт обсуждение целесообразности внедрения в кадровое делопроизводство электронных трудовых книжек, многие граждане уже пользуются ими. К таковым относятся лица, которые трудоустраиваются через Федеральный центр и некоторые региональные центры занятости.

Подобные сведения на электронных носителях имеют пенсионные фонды. Однако в них отсутствует информация о стаже лица в советский и перестроечный периоды.

В текущий момент это аналог обычной книжки, но используемой только на электронном носителе. При этом не упраздняется её бумажный экземпляр. М

нение в отношении электронных книжек не однозначно, но планирование поэтапного перехода исключительно на электронные образцы уже происходит.

Основная загвоздка в этом вопросе – наличие единой регистрационной базы работающих граждан, к которой должен иметь доступ каждый работодатель, включая ИП. Такое глобальное объединение может осуществиться лишь при соответствующей программе, обеспечивающей информационную безопасность.

Причины перехода

В большинстве европейских стран уже давно перестали существовать бумажные форматы ведения учета работающего населения. Им на замену пришли электронные базы и рекомендательные письма Пенсионного фонда и работодателей. 

Трудовая книжка – это главный документ официально трудоустроенного гражданина. В ней содержится важная для работодателей и Пенсионного фонда информация, касающаяся мест работы, должностных обязанностей, наличия выговоров или поощрения, причин перехода в другую организацию. Исходя из этого, подсчитывается и общий стаж работы, что непосредственно влияет на формирование будущей пенсии.

С бумажной формой трудовой книжки могут возникнуть трудности: изношенность, порча или утрата по вине работодателя или самого работника, отсутствие возможности оперативно предоставить имеющуюся информацию в отдел кадров или в специализированные учреждения и органы; также учащаются случаи мошенничества с внесением недостоверных или измененных данных. Что может повлечь за собой затратные по времени и психологическому состоянию процедуры: сбор документов, поездки, очереди.

Особенно уязвимыми в случае утраты сведений трудовой книжки будут граждане по следующим причинам:

• Декретный отпуск;
• Перерыв в трудовой деятельности, в том числе по потере трудоспособности;
• Переезд из одного населенного пункта (города, области и т.д.) в другой;
• Ликвидация предыдущего места работы.

Электронная трудовая книжка призвана устранить все вышеуказанные проблемы, так как будет представлять собой именной файл, находящийся в общероссийской учетной базе. Доступ к этой базе будет в распоряжении государственных учреждений и органов. Она будет интегрирована, например, с Пенсионным фондом, Управлением социальной защиты населения, службой занятости, кадровой службой организации, в которой на данный момент трудится гражданин.

Как заверить копию

Часты случаи, когда работнику требуется копия трудовой. Чтобы ее получить, нужно на имя работодателя написать заявление. Форма заявления не установлена, но желательно придерживаться устоявшихся правил оформления:

• в правом верхнем углу листа — данные руководителя и работника;
• по центру — слово «Заявление»;
• далее текст самого прошения (в нашем случае текст может быть такой: «На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке»);
• дата и подпись.

После принятия заявления в трехдневный срок должна быть подготовлена и выдана заверенная копия трудовой.

ВАЖНО!
Важно помнить, что с 01.07.2018 в силу вступил новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

Организационно-распорядительная документация. Требования у оформлению документов», который внес небольшие изменения в порядок заверения копии трудовой книжки.

Чтобы сделать все правильно, нужно придерживаться определенного алгоритма:

1. Сделать копии всех заполненных листов. При этом копии должны быть односторонними.
2. Пронумеровать и прошить листы. На обороте последнего листа нужно заклеить концы нитей бумажной наклейкой, на которой написать, сколько всего листов.
3. Заверять нужно каждую откопированную страницу (если не скреплять в один файл). Делать это должно лицо, которому предоставлено такое право локальными нормативными актами. Если такого лица нет, то заверять копии должен генеральный директор.
4. Затем лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», проставляет свою должность, подпись с расшифровкой и дату. Можно поставить печать организации (если она есть), но законодательство не обязывает это делать.
5. Также нужно добавить еще одну запись, касающуюся оригинала трудовой: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ___ за ___ год» (это пишут когда копия нужна работнику для предоставления в стороннюю организацию).
6. Иногда работник просит добавить «Работает по настоящее время». Это не запрещено законодательством (просят, как правило, банки).

Мы уже писали подробнее о том, как правильно заверить копию трудовой.

Порядок ведения трудовой книжки

Трудовая книжка является бланком строгой отчетности со многими степенями защиты, изготавливаемым Объединением ГОЗНАК. Завести трудовую книжку может только работодатель при первичном трудоустройстве сотрудника. Порядок, как именно организация может приобрести трудовую книжку, описан в приказе Минфина от 22.12.2003 года №117н. Правила, что и как вносить в книжку, детально определены еще двумя важными документами:

1. Постановлением Правительства от 16.04.2003 года №225 «О трудовых книжках». Ответственность за ведение и сохранность трудовой книжки несет работодатель;
2. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 года №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

При заведении трудовой книжки сотруднику титульная страница заполняется, по возможности, в присутствии сотрудника; там же работник ставит свою подпись, подтверждая правильность внесенной информации.

ВАЖНО!

Обратим внимание, что граждане Белоруссии приравнены в своих трудовых правах гражданам России, и белорусские трудовые книжки принимаются к ведению работодателями в России.

При приеме нового сотрудника на работу учитывайте следующие моменты.

• Проверьте наличие трудовой книжки у работника, если это не первое место его работы.
• Убедитесь, что в трудовой книжке проставлена запись об увольнении сотрудника с предыдущего места работы. Если сотрудник не уволен с прежней работы, принять его по основному месту на новую работу нельзя.
• При приеме на работу совместителя трудовая книжка не требуется.

В трудовые книжки вносятся записи, которые идентифицируют сотрудника и так или иначе влияют на расчет его трудового стажа, а именно:

• Информация о работнике (ФИО, дата рождения, образование);
• Выполняемая работа
• Перевод на другую постоянную работу;
• Награждения, поощрения;
• Несение воинской службы;
• Увольнение и прекращение трудового договора;
• Работа по совместительству (при желании).

Помните, что для внесения или исправления каждой записи в трудовой книжке должно быть обязательно документальное обоснование: паспорт, диплом, приказ и так далее.

Следует очень внимательно делать записи в трудовой книжке, так как ошибки или неточности могут послужить основанием для Пенсионного фонда признать запись недействительной, а, следовательно, исключить этот период из трудового стажа.

В свою очередь часто возникают ситуации, когда необходимо вносить изменения или исправления в трудовую книжку, важно понимать, какие исправления допустимы, а какие нет, какие основания для исправлений и как правильно вносить все изменения

Требования к заполнению

Как уже говорилось выше, трудовая книжка заполняется только работодателем по основному месту работы. В данном документе должны быть отражены все сведения о профессиональной деятельности работника с момента заключения трудового договора до момента его завершения. Не является обязательным только внесение записей о том, что работник где-то еще задействован в качестве совместителя – данная запись ставится только на основании заявления работника и только в том случае, если сам работодатель согласен с тем, что кто-то из его сотрудников может быть задействован где-либо в другой организации.

При заполнении сведений о работнике должны быть указаны не только основные идентификационные данные о нем (фамилия, имя и отчество, дата рождения), но и информация об образовании работника, а также сведения о присвоенной ему квалификации и профессии.

В разделах, посвященных трудоустройству и профессиональной деятельности сотрудника, все строки заполняются по порядку и обязательно нумеруются, а любые кадровые изменения, происходящие как по инициативе самого работника, так и по инициативе работодателя, должны быть обоснованы существующими кадровыми документами, например, приказами руководителя организации.

Заполнение трудовой книжки возможно только сотрудником кадрового подразделения либо иным приравненным к нему сотрудником, который правомочен на ведение кадровых документов. В противном случае документ в любой момент может быть признан недействительным по тем основаниям, что его заполнение осуществлено лицом, не наделенным руководителем такими полномочиями.