Какие документы должен предоставить поставщик?

Отгрузочные документы — это какие документы?

Документы, сопровождающие отгрузку, обязательно описывают количество и качестве отгружаемых ценностей. Ими могут быть:

• Товарная накладная на отгрузку по форме ТОРГ-12, составляемая в 2 экземплярах поставщиком. Ее оформляют при заключении договоров поставки или купли-продажи. Обязательное условие ее оформления — накладная должна быть подписана обеими сторонами сделки: поставщиком и покупателем.

• Счет-фактура, выставляемый компаниями, уплачивающими НДС. Счет-фактура составляется также в 2 экземплярах и выставляется покупателю не позднее 5 дней с момента отгрузки.

• УПД — универсальный передаточный документ, при отгрузке заменяющий собой комплект из накладной формы ТОРГ-12 и счета-фактуры (при этом в УПД выбирается статус «1»). УПД был введен на основании закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ от 06.12.2011 г., положений НК РФ и используется согласно рекомендациям ФНС, данным в письме № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013. Поля бланка УПД разрешено дополнять новыми строками, поэтому при законодательном изменении формы счета-фактуры соответственно необходимо корректировать и применяемую форму УПД (Письмо ФНС России от 22.04.2019 № ЕД-4-15/7638).

Компания, исходя из собственных бизнес-процессов, вправе сама выбирать, какие первичные документы она будет использовать при оформлении отгрузок: товарные накладные и счета-фактуры или УПД.

При оформлении отгрузочных документов используются первичные документы унифицированной формы, утвержденные Госкомстатом. Но также закон разрешает применять и нетиповые, самостоятельно разработанные компаниями бланки накладных на отгрузку. При этом в них обязательно должны присутствовать следующие реквизиты (ст. 9 закона № 402-ФЗ):

• наименование компании или ИП, составивших документ;

• наименование отгрузочного документа;

• дата составления;

• точные названия продукции, товара с указанием физической величины, цены и стоимостной оценки в единицах измерения согласно справочника ОКЕИ;

• название должностей лиц, ответственных за оформление операции;

• их подписи с расшифровкой фамилии и инициалов.

Первичные отгрузочные документы заверяются подписями руководителя и главного бухгалтера. Подписывать их вправе и лица, наделенные правом подписи первичных документов согласно приказа компании или на основании выданной доверенности. Отгрузочные документы ИП подписывает сам предприниматель, если в штате у него нет сотрудников. При наличии персонала и главного бухгалтера, отгрузочные документы подписывает ИП и бухгалтер, либо уполномоченные приказом предпринимателя лица.

Обязанность предоставления

Потребителю

Ст. 7 Закона РФ от 07.02.1992 № 2300-1 «О защите прав потребителей» гласит, что в случае если на товар законодательством установлены специальные требования по наличию документов подтверждающих безопасность продукта — его реализация без наличия у продавца такого документа невозможна.

В п. 1 и 2 ст. 10 этого же Закона говорится о том, что продавец обязан предоставлять потребителю всю необходимую ему информацию о товаре. Из чего следует вывод, что продавец по требованию покупателя обязан предоставить ему интересующий его документ, подтверждающий безопасность и качество реализуемого товара.

Продавцу

Поставщик обязан предоставлять реализатору сертификат или декларацию в том случае, если поставляемая продукция входит в Перечень товаров, подлежащих обязательной сертификации или декларированию.

Как правило, при составлении договора поставок предоставление этих документов указывается в одном из пунктов договора. В этом случае если поставщиком был подписан договор, в котором он обязуется предоставлять документы, подтверждающие качество продукции, независимо от того входит ли товар в Перечень Правительства или нет.

Обзор документа

Поставщик просил взыскать с покупателя задолженность по оплате поставленного товара.

Иск был удовлетворен.

Но кассационная инстанция направила дело на новое рассмотрение, обратив внимание на следующее. Покупатель ссылался на то, что поставленные ему товары не являются оригинальными и новыми, изготовлены неофициальным производителем, не имеют гарантии

Покупатель ссылался на то, что поставленные ему товары не являются оригинальными и новыми, изготовлены неофициальным производителем, не имеют гарантии.

Суды отклонили данный довод. Они исходили из того, что перечисленные характеристики определяют качество товара. А ответчик не представил доказательств того, что поставленная продукция не пригодна для целей, для которых обычно такие товары используются.

Между тем поставка фальсифицированного товара, равно как и поставка неоригинальной, неновой, восстановленной продукции свидетельствует о поставке товара иного, чем предусмотрено контрактом.

В то время как понятие «качество» подразумевает совокупность свойств, признаков продукции, товаров, услуг, работ, обусловливающих их способность удовлетворять потребности и запросы людей, соответствовать своему назначению и предъявляемым требованиям. Качество определяется мерой соответствия товаров, работ, услуг условиям и требованиям стандартов, договоров, контрактов, запросов потребителей.

В случае поставки товара, не соответствующего требованиям, предъявляемым к нему условиями договора о происхождении продукции, поставщик нарушает не условия о качестве, а закрепленную ГК РФ обязанность передать товар, предусмотренный договором.

По мнению судов, покупатель не вправе указывать на недостатки уже принятой им продукции.

Однако законодательство позволяет покупателю отказаться от оплаты товаров, не соответствующих условиям договора и являющихся фактически не предусмотренными его предметом, спецификацией и т. п. В реализации данного права не может быть отказано только по причине нарушения покупателем правил приемки товара. Иное может повлечь необоснованное освобождение продавца от ответственности за ненадлежащее исполнение обязанности передать товар, предусмотренный договором.

Возражения ответчика относительно ненадлежащего исполнения обязательств поставщиком не могли быть отклонены исключительно со ссылкой на подписание покупателем товарной накладной без замечаний.

Для просмотра актуального текста документа и получения полной информации о вступлении в силу, изменениях и порядке применения документа, воспользуйтесь поиском в Интернет-версии системы ГАРАНТ:

Может ли налоговая в рамках встречной проверки требовать документы на закупку товара, проданного контрагенту?

Вопрос аудитору

В организацию поступило требование о представлении документов в отношении покупателя в связи с камеральной проверкой его декларации
по НДС. Налоговая инспекция требует не только документы на отгрузку в адрес контрагента, но и документы на закупку товара, который ему
реализован. Правомерно ли требование ИФНС? Какие санкции ждут организацию, если она не представит документы на закупку?

Налоговый инспектор, проводящий проверку, вправе истребовать у контрагента проверяемого налогоплательщика документы и
информацию, которая касается этого налогоплательщика (п. 1
ст. 93.1 НК РФ).

Состав истребуемых документов и информации законодательно не ограничен. Налоговое законодательство позволяет налоговым
инспекциям истребовать любые документы, которые необходимы для проведения проверки. Таким образом, у контрагента проверяемого
налогоплательщика могут быть запрошены любые документы, в т.ч. не предусмотренные налоговым законодательством или
законодательством о бухгалтерском учете. Такие разъяснения содержат письма Минфина России
от 14.10.2013 № 03-06-06-01/42704 и
от 05.08.2008 № 03-02-07/1-336.

При этом есть судебные решения, из которых следует, что при проведении проверки у налогоплательщика могут быть истребованы
как документы по установленной форме, так и дополнительные сведения, необходимые для проверки правильности исчисления налога,
в т.ч. в виде расчетов, таблиц, справок (см., например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа
от 25.07.2006 № А33-31096/05-Ф02-3658/06-С1
по делу № А33-31096/05).

Отношение конкретных документов к интересующему налогоплательщику, а также круг устанавливаемых при помощи этих документов
обстоятельств определяет исключительно должностное лицо ИФНС, а не лицо, которому адресовано требование о предоставлении
документов. При этом ИФНС не обязана обосновывать связь этих документов с проводимой проверкой, ей достаточно указать на данное
обстоятельство в требовании (постановления Арбитражного суда Поволжского округа
от 16.01.2019 № Ф06-41326/2018 по делу № А55-5410/2018
и Московского округа от 13.09.2018 № Ф05-14465/2018 по
делу № А40-39081/2018).

Таким образом, по нашему мнению, оснований для признания указанного в вопросе требования противоречащим НК РФ нет, т.к.
запрашивая указанные в вопросе документы, налоговая инспекция действует в рамках полномочий, предоставленных
ст. 93.1 НК РФ.

В то же время если истребуемые документы не касаются деятельности проверяемого налогоплательщика, а содержащаяся в них
информация не может повлиять на определение размера его налоговых обязательств, то в соответствии с определением ВАС РФ
от 15.10.2013 № ВАС-14062/13 неисполнение такого
требования не влечет ответственности (см. постановление Верховного Суда РФ
от
26.04.2019 № 9-АД19-10).

Вывод. Если организация считает, что запрошенные документы (информация) не касаются финансово-хозяйственной деятельности
контрагента, не могут охарактеризовать его и каким-либо образом использоваться при проведении проверки, она вправе обжаловать
полученное требование в вышестоящем налоговом органе, а затем в суде в порядке, предусмотренном
ст. 138 НК РФ.

При этом следует учитывать, что обжалование не приостанавливает действие требования, поэтому в случае отказа в
предоставлении документов (вне зависимости от обжалования требования) организация может быть привлечена к ответственности,
предусмотренной п. 2 ст. 126 НК РФ в виде
штрафа в размере 10 000 рублей.

Запрошены документы аналитического учета

При проверке налоговики часто требуют от организации документы аналитического учета: ее главную книгу, ведомости, ведомости по счетам и прочие аналитические бухгалтерские документы, которые не являются первичными. Однако даже Федеральная налоговая служба подтверждает, что такое требование неправомерно ( письмо от № /15309@ ).

Суды согласны с этим, подчеркивая, что аналитические бухгалтерские документы не содержат информацию, необходимую для исчисления налогов и сборов. Решения в пользу компаний содержатся в постановлениях ФАС от № /2012 , от № /2012 , Московского от № / , Дальневосточного от № /2011 , от № /2010 округов.

Особенности оформления отгрузочных документов

Отгрузочные документы оформляет поставщик, транспортные накладные составляет также он или транспортная компания, с которой заключен договор на транспортировку. Дата отгрузочных документов должна проставляться в момент отгрузки или сразу же после ее окончания в соответствии с п. 3 ст.9 закона № 402-ФЗ. Все накладные должны оформляться в момент передачи товара покупателю или компании-перевозчику. При этом дата в УПД или товарной накладной не должна быть указана ранее даты в товарно-транспортных накладных, иначе контролирующие органы вправе посчитать сделку фиктивной и отказать в вычете НДС покупателю, если стороны выступают плательщиками НДС (постановление ФАС Московского округа от 7 марта 2014 г. № Ф05-977/14).

Отгрузочные документы используются для подтверждения операций по поставкам товара, выполненным работам, услугам, а также передаче прав на имущество. С отгрузкой связан важный момент: при транспортировке товаров часто возникает риск потери и порчи товара в результате кражи, тряски, погодных условий, и тот, кто является ответственным за сохранность товара в определенный момент доставки, несет на себе все риски и связанные с ними убытки

Поэтому важно иметь правильно оформленные и подписанные отгрузочные документы, чтобы в последующем доказать правоту в арбитражном суде и возместить понесенный ущерб

Процедура удостоверения с помощью получения декларации

В настоящее время есть возможность зарегистрировать декларацию о соответствии качества товара самостоятельно или с помощью организаций-сертификаторов.

Самостоятельно в электронном виде

Для того чтобы самостоятельно зарегистрировать декларацию, необходимо:

1. Получить электронную подпись.
2. Зарегистрироваться в ЕСИА.
3. Войти с помощью ЕСИА в сервис, расположенный на https://srd.fsa.gov.ru/landing/srd(header:empty).
4. Заполнить на сервисе электронную форму декларации нужными сведениями.
5. Прикрепить к форме сканы документов (копию регистрации компании или ИП и, в случае регистрации импортного товара, копию договора поставок).
6. Отправить заявление с помощью нажатия кнопки «Подать заявление».
7. В случае успешной и правильной регистрации заявителю придет сообщение с регистрационным номером декларации.

Аккредитованной организацией

В этом случае способ регистрации не будет сильно отличаться от сертификации товара о соответствии качества товара. Необходимо будет обратиться с таким же пакетом документов + сертификат соответствия на материалы, используемые при изготовлении.

Транспортные отгрузочные документы

К отгрузочным документам также относятся транспортные накладные. Если передача продукции происходит на условиях самовывоза, т. е. покупатель самостоятельно приезжает на склад или в магазин продавца и забирает ценности, транспортных накладных оформлять не нужно. Если же товар передается на других условиях, требующих транспортировки груза, в этом случае составляются отгрузочные транспортные документы, как минимум в 3-х экземплярах: для грузоотправителя, грузополучателя и водителя.

При транспортировке транспортно-логистической компанией, которая привлекает дополнительного перевозчика или водителя по отдельному договору, оригинальных экземпляров транспортной накладной должно быть, как минимум 4. В транспортных накладных обязательно указывается реквизиты перевозчика, транспорта и водителя.

При доставке автомобильным транспортом могут составляться:

• товарно-транспортная накладная формы 1-Т;

• транспортная накладная, приведенная в Приложении 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденным постановлением Правительства № 272 от 15.04.2011 г.

При перевозке товара железнодорожным транспортом оформляются накладные унифицированных форм ГУ-27 и ГУ-29-О в соответствии с Правилами, утвержденными Приказом МПС № 39 от 18.06.2003 г. Их составляют в зависимости от типа перевозимого груза и способа отправки.

При авиаперевозках используют авиагрузовую накладную AWB, которая не является документом, передающим право собственности на товары. Она только подтверждает передачу груза авиакомпании в аэропорту, обязанность которой — доставить его в аэропорт пункта назначения.

При импортно-экспортных продажах и перевозках грузовым автотранспортом применяется международная товарно-транспортная накладная CMR.

Во всех транспортных документах на отгрузку строки с наименованиями перевозимого груза, грузоотправителя и грузополучателя должны полностью совпадать с данными, указанными в УПД или счете-фактуре, товарной накладной.

К отгрузочным документам поставщика могут дополнительно прикладываться:

• сертификаты, техпаспорта и другие документы, удостоверяющие качество и комплектность продуктов;

• упаковочный лист со списком передаваемых товаров, их артикулами, номерами мест, весом брутто и нетто;

• кассовые чеки, подтверждающие оплату.

Порядок подачи

Заявка на участие в аукционе может быть подана как в электронном, так и письменном виде. При ее передаче в стандартном бумажном формате заявку необходимо предварительно запечатать в конверт, чтобы информация через него не была читаемой.

Форма для подачи заявки законодательно не прописана. Рекомендованный для заполнения образец может быть представлен в закупочной документации.

Для участия в аукционе участник может подать документы только в электронной форме. Документы нужно предварительно перевести в электронный формат (отсканировать) и подписать с помощью ЭЦП. Также компания-участник должна предварительно пройти аккредитацию на площадке, на которой будет проводиться закупка.

Заявка на электронный аукцион составляется в двух частях: первая часть подается анонимно и включает коммерческое предложение поставщика. Если первая часть заявки допускается заказчиком до участия в закупке, то во второй части участник предоставляет все необходимые документы, персональные и контактные данные.

Таким образом, при поведении закупки заказчик публикует в ЕИС документы, которые подтверждают его потребность в товарах и услугах, а поставщик предоставляет документы, которые подтверждают его способность исполнить госзаказ. 44-ФЗ строго регламентирует перечень документов, который может запрашивать заказчик у участников закупки. Заказчик не может запрашивать дополнительные сведения у участников, это может рассматриваться в качестве правонарушения.

Документы, которые готовит заказчик

Заказчик должен подготовить следующий перечень документов по закупке (он составляется с учетом положений ст. 50, 64, 87 44-ФЗ):

1. Извещение о ее проведении, которое было составлено с учетом требований ст. 42 44-ФЗ.
2. Извещение о вносимых правках в закупочную документацию (если в ходе проведения госзакупки заказчику потребуется изменять отдельные ее положения).
3. Проект контракта (заказчику следует учесть, что для определенных видов закупок разработаны типовые формы контракта, обязательные для применения).
4. Техническое задание по закупке, которое готовится с учетом правил описания объекта госзакупки по ст. 33 44-ФЗ.
5. Официальное обоснование начальной цены контракта, или НМЦК по ст. 22 44-ФЗ.
6. Проектно-сметная документация, разработанная при подготовке строительно-подрядных работ.
7. Протоколы о соответствии поступивших заявок установленным требованиям, итоговые протоколы или иные (например, протокол об отказе от заключения госконтракта).

Указанные документы заказчик загружает в Единую информационную систему (ЕИС) с помощью функционала личного кабинета. Для публикации сведений заказчику следует придерживаться строго установленных временных рамок.

Поставщики могут обращаться к заказчику за разъяснениями по закупочной документации, а тот обязан в установленные сроки предоставить дополнительные сведения.

Срок хранения

Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» установлено, что:

• Срок хранения деклараций о соответствии после истечения срока действия составляет 3 года у заявителя и 10 лет у экспертов, сертифицировавших продукцию.
• Срок хранения сертификатов — 3 года после окончания срока действия у заявителя и постоянно у экспертной комиссии.

В соответствии с законодательством РФ подобные документы должны храниться у заявителя не только в течение всего периода их действия, но и не менее трех лет после истечения срока.
Предлагаем к прочтению и другие материалы, которые рассказывают о качестве товара:

• Проверка и экспертиза продукции.
• Изделия надлежащего и ненадлежащего качества.
• Организация и методы контроля выпускаемой продукции.
• Как проверить продукт на подлинности по штрих-коду?
• Сертификат происхождения.
• Градации качества.

Процесс получения сертификата

Сбор бумаг для подтверждения

Как и при оформлении любого документа и сертификата — в этом случае тоже прежде всего необходимо собрать нужные документы:

• Заявление на сертификацию товара с печатью компании-заявителя и подписью руководителя или его доверенного лица.
• Реквизиты компании-заявителя.
• Свидетельства о присвоении компании-заявителю ИНН и ОГРН.
• Нормативная документация, по которой выпускается товар.
• Полное описание продукта:
  1. область его применения;
  2. материал из которого состоит товар;
  3. артикул и выпускающая торговая марка.
• Информация и адрес компании-производителя.
• Договор на поставку, если товар импортный.

Передача

После того как будут собраны все необходимые документы компания-заявитель должна подать их в аккредитованную на подобные мероприятия организацию. К документам в обязательном порядке прилагается образец сертифицируемого товара, для того чтобы эксперты смогли в полной мере его оценить и провести все необходимые тесты и испытания.

Сроки ожидания оформления

Точные сроки изготовления и оформления сертификата может назвать только эксперт конкретной организации, которая будет проводить сертификацию. Это зависит от многих параметров: от самой организации (численности ее штата, количества оборудования) до вида продукта, предоставляемого на сертификацию. В среднем, компании отмечают сроки изготовления до трех недель.

Сколько стоит?

Так же как и со сроками назвать точную цену нельзя. Все упирается в компанию, проводящую сертификацию. В зависимости от категории товара, оформление может стоить от 4 000 до 25 000 рублей.

Период действия

Срок действия сертификата может составлять от одного года до трех лет.

В тех случаях, когда поставляется импортный товар — срок действия сертификата составляет не более одного года.

Документы, подтверждающие качество товара по 44-ФЗ, 223-ФЗ

18 июня 2019

Сегодня поговорим о документах, посредством предоставления которых поставщик подтверждает заказчику качество поставляемого товара. Эти документы пригодятся при работе как по 44-ФЗ, так и по 223-ФЗ. Сразу скажем, что есть товары, реализация которых на территории России требует обязательного подтверждения качества, а есть товары, для которых подтверждение качества является добровольным.

Товары, требующие обязательного подтверждения качества

Как правило, это товары, чье использование так или иначе связано с безопасностью или здоровьем людей — продукты питания, бытовая техника, различные электроприборы и многое другое. Подтвердить качество здесь можно двумя документами, а именно:

1. Сертификатом соответствия.
2. Декларацией соответствия.

Какие именно товары подлежат обязательной сертификации качества и каким именно документом нужно его подтверждать — сертификатом или декларацией — определяется законодательством (Постановлении Правительства РФ от 1 декабря 2009 г. N 982).

По своему предназначению эти документы одинаковые, ключевые отличия в сложности процедуры получения, стоимости и распределении ответственности. Сертификат соответствия получить сложнее, процедура стоит дороже, ответственность распределяется между держателем документа и органом, выдавшим сертификат. Декларацию соответствия получить проще, это дешевле, но ответственность несет непосредственно держатель документа.

Товары, не требующие обязательного подтверждения качества

Сюда относятся товары, к которым закон не предъявляет требования об обязательном подтверждении качества. В этом случае можно оформить добровольный сертификат подтверждения качества. Это позволяет повысить доверие потребителей к продукции, увеличить тем самым спрос и привлечь новых клиентов. Полезен такой сертификат и в тендерной сфере — его наличие вполне может быть одним из требований, указанных заказчиком в закупочной документации.

Давайте разберем самые популярные вопросы поставщиков насчет документов, подтверждающих качество товара.

1. В каких случаях заказчик вправе потребовать документы, подтверждающие качество товара?

Заказчик по 44-ФЗ по закону обязан потребовать подтверждающие документы, если вы поставляете товар, требующий обязательного подтверждения качества. Если вы поставляете товар, для которого подтверждение качества является добровольным, госзаказчик вправе потребовать эти документы, но должен аргументировать это требование — в противном случае оно может быть расценено, как ограничение конкуренции. А это уже повод обратиться в ФАС. Что касается 223-ФЗ, то здесь все определяется положением о закупке конкретного заказчика.

2. На каком этапе закупки понадобятся эти документы?

По 44-ФЗ, как правило, предоставить такие документы нужно будет вместе с товаром на этапе его передачи заказчику. Также возможен вариант, когда документы потребуется приложить в составе второй части заявки на участие в электронном аукционе. В любом случае, эти требования к поставщику должно быть отражены в закупочной документации. По 223-ФЗ все определяется положением о закупке конкретного заказчика.

3. В каком виде нужно передавать эти документы заказчику?

Оригинал документа предоставлять не нужно. Достаточно сделать бумажную печатную копию, на которой есть надпись «Копия верна», подпись руководителя компании, а также печать компании. Опционально можно указать дату заверения и ФИО руководителя полностью

Обратите внимание: копия должна быть строго отпечатана на бумаге, электронная форма недопустима

4. Как быть, если участник закупки является только продавцом, а не производителем товаров, требующих подтверждения качества?

В этом случае можно запросить необходимые документы у производителя. Если производитель процедуру подтверждения качества не осуществлял, то продавец может сделать это самостоятельно и за свой счет.

5. Как заказчик может убедиться в подлинности документов?

Очень просто. Вся информация об официально выданных сертификатах/декларациях (как обязательных, так и добровольных), в обязательном порядке вносится в соответствующий реестр Росаккредитации. Это открытый источник информации, где по номеру документа все можно проверить в 3 клика.