Значение слова Обязанность

Типовая должностная инструкция

От того, как оформлена должностная инструкция, зависит порядок её принятия и введения её в действие. Если она является приложением к трудовому договору, то она принимается при обоюдном согласии обеих сторон. То есть работодатель предлагается свой вариант документа, а работник либо полностью соглашается с ним, либо указывает на те пункты, которые он хотел бы поменять.

Если должностная инструкция является отдельным документом, то утверждает её работодатель единолично.

В типовой должностной инструкции должны быть следующие пункты:

• общие положения. Здесь нужно указать:
  • точное наименование должности;
  • кому подчиняется данный работник;
  • должностное лицо, которое имеет право назначить его должность и освободить его;
  • наличие или отсутствие подчинённых;
  • возможность и порядок замещения данного сотрудника на случай его отсутствия по уважительной причине (например, очередной отпуск);
  • список документов и нормативных актов, которыми данный сотрудник может руководствоваться при осуществлении своей трудовой деятельности;
• основные задачи и обязанности данного работника. Этот раздел ещё называют «Должностные обязанности». В этом разделе раскрываются основные задачи деятельности данного работника в зависимости от специфики занимаемой им должности:
  • определяется основная задача, которую он должен выполнять на протяжении всей своей трудовой деятельности у данного работодателя;
  • определяется круг его дополнительных обязанностей, которые «вытекают» из основной задачи;
• права. Здесь указывается подробный перечень того, что работник имеет право делать на рабочем месте для улучшения выполнения своих непосредственных обязанностей.
  Права сотрудника должны быть определены достаточно чётко. Это необходимо для успешного разрешения споров и конфликтов, которые могут возникнуть в ходе работы между сотрудником и работодателем. На основании инструкции работник может отстаивать свои права в суде.Предоставление сотруднику определённых прав способствует выполнению им своих обязанностей.
• ответственность работника за невыполнение своих основных должностных обязанностей.
  В этом разделе должностной инструкции указывается ответственность работника не только за невыполнение своих обязанностей, но и за неиспользованием им своих прав, которые представлены в предыдущем разделе.
  Здесь нужно чётко указать, какая ответственность возлагается на работника за те или иные дисциплинарные нарушения. Если этого не сделать, то работник может оспорить в суде наложение того или иного дисциплинарного взыскания;
• требования к работнику. Здесь нужно указать, каким требованиям должен отвечать соискатель для того чтобы занимать эту должность. Можно указать:
  • образование;
  • наличие или отсутствие необходимого стажа работы в аналогичной должности;
  • наличие или отсутствие специальных навыков. Например, водительских прав или лицензии на ношение оружия.

Требования к работнику не обязательно выделять в отдельный пункт. Всю информацию этого раздела можно указать в «Общих положениях».

Положения должностной инструкции не должны быть:

• Расплывчаты. Каждый пункт и подпункт должен нести конкретную информацию;
• Повторяемы. В каждом пункте и подпункте должна быть только та информация, которая имеет отношение к данному разделу.

Какая информация должна быть в тексте бумаги

В трудовом законодательстве не существует утвержденного бланка данной бумаги. Ее составляют в так называемой свободной форме. Однако за годы практики выработалась структура для должностной инструкции. Она содержит базовые разделы и дополнительные.

Основные разделы, которые должен включать документ, — это «Общие положения», «Должностные обязанности», «Права» и «Ответственность». В зависимости от масштабов организации и намерений руководства добавляют дополнительные разделы, например, «Условия работы», «Взаимосвязи» и др.

Раздел «Общие положения»

В нем указывают, к какой категории будет относиться работник, какие требования предъявляются к образованию, трудовому стажу, знаниям и навыкам

Важное значение имеют знания законов, касающихся сферы деятельности работника. Документовед должен уметь работать с сервисами по учету и хранению документации

В этом разделе также отмечают, у кого в подчинении будет находиться сотрудник, кто и как будет замещать его при отсутствии.

Таким образом, в этом пункте прописывают основные рабочие моменты, не касаясь конкретных трудовых функций. Им отводится следующий раздел.

Раздел «Должностные обязанности»

Здесь предельно точно расписывают по пунктам, какие задачи должен решать документовед. Перечень будет зависеть от величины компании, от того, есть ли в штате другие специалисты с аналогичной должностью. Документовед должен следить за надлежащим оформлением бумаг, их хранением, помогать работникам с упорядочением документации, работать над улучшением организации документооборота компании.

Важно! Чем конкретнее работодатель пропишет трудовые обязанности сотрудника, тем больше будет шансов, что не возникнут ситуации недопонимания сторон. Также важно, чтобы должностные обязанности соответствовали тем навыкам и знаниям, которые будут перечислены в первом пункте инструкции

Раздел «Права работника»

В этом пункте обозначают список прав работника. Обычно это самостоятельное принятие решений, право на требование и изучение определенной документации, на привлечение других работников к решению своей задачи (в некоторые случаях), на участие в решении каких-либо вопросов в компании, относящихся к своей сфере деятельности.

Раздел «Ответственность работника»

Здесь располагают информацию о видах ответственности, к которой может быть привлечен документовед за недобросовестное выполнение или невыполнение своих функций на рабочем месте. Подробно каждый пункт не расписывают, потому что наказание будет определено уже в ходе правовых разбирательств.

Важность функциональных обязанностей

Соискатели в большинстве случаев не имеют четкого представления о том, какая работа им предлагается. Знание всех главных функциональных обязанностей является ключевым элементом во время подбора персонала. Именно так претенденты смогут понять, что хотят от них работодатели.

Функциональные обязанности должен понимать каждый претендент на ту или иную вакансию. Во всех объявлениях указаны названия должности, но чтобы устроиться на работу, необходимо иметь представление о своих дальнейших обязанностях. При помощи небольшого перечня будущих задач работника можно быстро сформировать более четкое и подробное представление о вакансии.

Все работодатели должны максимально подробно описывать обязанности, изложив их на листе бумаги. Чтобы вакансии были составлены правильно и грамотно, необходимо прописать в них следующие пункты:

• Функциональные обязанности.
• Полномочия.
• Обозначить уровень ответственности.

Данное подробное описание позволит многим руководителям не сталкиваться с вероятными недоразумениями, а также не тратить свое время на неподходящие кандидатуры.

Определяющие понятия

Выделяют 3 критерия, которые являются основополагающими при определении юридического статуса должностного лица. Это вверенный функционал, правовые основания и наименование органа, который он представляет.

Характер исполняемых функций

Этот показатель позволяет исключить расширенное понимание субъекта этой категории.

Основные моменты:

1. В рамках организационно-рапорядительных функций гражданин руководит учреждением либо отдельным подразделением.
2. Осуществление деятельности подобного рода предполагает управление людьми.
3. В рамках административно-хозяйственного аспекта возложенных полномочий управленческий фактор не определяющий. Основная обязанность — принятие решений по предоставлению отпуска, инспектирование и выдача по необходимости материальных ценностей.
4. Любое совершенное действие обладает юридической силой. Итогом может стать изменение статуса или прекращение прав юридических и физических лиц.

Остальные характерные черты не считаются определяющими.

Помимо законодательных актов иные инструкции также правомерны в регламентации правомочий

Правовое основание

Следующие документы являются нормативной базой для ознакомления со статусом должностных лиц:

• законодательные акты;
• выпускаемые на предприятиях инструкции;
• устав организации;
• соответствующие приказы.

В перечисленной документации очерчен круг полномочий и зафиксированы права субъекта на своем посту.

Деятельность от имени органов государственной власти в рамках ограниченных полномочий тоже переводят лицо в категорию должностного. Подобные функции выполняются разово или совмещаются перманентно с профилирующим занятием.

Характеристика органов

Кроме военных формирований и организаций местного самоуправления к подобным инстанциям относятся следующие:

• потребительские добровольные объединения;
• разнообразные товарищества;
• зарубежные компании.

Принадлежность к определенной группе организаций или органов считается одной из ведущих характеристик должностного лица.

Наименования юридического статуса недостаточно для определения статуса должностного лица

Примеры должностных лиц

КОАП не содержит исчерпывающей информации о некоторых профессиях. На основании официального наименования должности не всегда удается понять характер обязанностей.

Как правило, в этой роли выступают директор компании, его заместитель и ведущий бухгалтер. Но кладовщик, например, тоже вправе действовать как должностное лицо. Для этого нужно подписать с предприятием соглашение о материальной ответственности. Эта бумага позволяет распоряжаться товарами либо принимать продукцию.

Образец должностной инструкции делопроизводителя

Общие положения

1. Делопроизводитель входит в категорию специалистов.
2. Делопроизводитель назначается на должность и увольняется с неё приказом директора компании, по согласованию с его непосредственным начальником.
3. Делопроизводитель находится в подчинении заместителя директора компании или иного руководящего лица в соответствии с действующим штатным расписанием.
4. Лицо, которое принимается на должность делопроизводителя, обязано иметь законченное среднее образование и иметь документы об успешном прохождении соответствующих профессиональных курсов; требования по стажу работы по специальности к нему не предъявляются.
5. Лицо, принятое на должность делопроизводителя, обязано обладать знаниями:
   • актуальных нормативов, определяющих процесс документооборота в компании;
   • законодательства, которое регулирует доступ к персональной информации и конфиденциальным данным;
   • внутренних правил компании, регулирующих процесс документооборота;
   • принципов составления аналитических документов по документообороту;
   • должностной структуры компании;
   • действующих системы электронного оборота документов в компании;
   • ведения базы данных документов компании;
   • типовых сроков и принципов обращения с документами;
   • требований к сохранности и хранению документации;
   • требований, предъявляемых законодательством и другими актами, к грамотному оформлению юридически значимых документов;
   • норм архивирования документов;
   • нормативов составления описи документов по заданным критериям;
   • правил функционирования офисного оборудования и используемого программного обеспечения.
6. В своей деятельности делопроизводитель должен руководствоваться:
   • действующими законами;
   • положениями данной инструкции;
   • документами компании, относящимися к сфере своей компетенции.
7. Во время отсутствия делопроизводителя (болезнь, командировка и пр.) его обязанности исполняет сотрудник, назначенный директором по согласованию с заместителем директора.
8. Для обеспечения процесса бесперебойного функционирования системы оборота документов делопроизводителю дается право подписи в пределах его компетенции.

Обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель:

1. Обрабатывает входящую корреспонденцию, регистрируя её и направляя в соответствующие подразделения компании.
2. После получения соответствующих руководящих распоряжений отдает для исполнения необходимые документы.
3. Ведет внутреннюю базу документов компании.
4. Обеспечивает комплекс мер по сохранности документов.
5. Обеспечивает ведение текущей документации компании.
6. Осуществляет первичную сортировку и отбор документов.
7. Контролирует доведение документов до их адресатов.
8. Дает справки по документам компании.
9. Занимается описью документов в соответствии с распоряжениями руководства.
10. Контролирует корректность ведения документации подразделениями компании.
11. Следит за актуальностью номенклатуры документации компании.
12. Выполняет распоряжения руководителя в сфере своей компетенции.
13. Соблюдает внутренние нормы компании в части безопасности, трудового распорядка и обращения с документами.

Права

Делопроизводитель обладает правами:

1. На знакомство с проектами распоряжений, касающихся своей сферы деятельности.
2. Вносить предложения по модернизации процессов документооборота.
3. Получать от коллег и руководителей информацию, необходимую для нормального функционирования системы обработки документов.
4. Сообщать руководителям и коллегам о выявленных недоработках в системах документооборота компании.
5. Требовать от непосредственных руководителей соблюдения трудовых норм в соответствии с действующим законодательством и данной инструкцией.

Ответственность

Делопроизводитель может быть привлечен к ответственности на следующих основаниях:

1. За ненадлежащее исполнение функций, определенных данной инструкцией, в границах, определенных положениями трудового законодательства.
2. За раскрытие конфиденциальной информации, утрату и хищение документов в пределах соответствующих норм законодательства.
3. За совершенные на рабочем месте правонарушения — в соответствии с положениями соответствующего законодательства.
4. За нарушение внутренних норм по трудовому распорядку, безопасности и хранению документов — в соответствии с положениями законодательства и соответствующих положений компании.

Структура должностной инструкции

Законную силу инструкции подчеркивает утверждение начальником организации. Оно находится в правой верхней части документа и содержит следующие данные:

• занимаемая начальством должность;
• название предприятия;
• ФИО;
• подпись с расшифровкой.

Важно! По центру строки на первом листа инструкции пишется ее название

Первая часть

Открывающие инструкцию «Общие положения» расписывают ту категорию сотрудников, к которой относится начальник АХО. Категория зависит от подразделения административно-хозяйственного отдела, в который поступает сотрудник. Выделяют следующие варианты:

• социально-бытовой;
• материально-ресурсный;
• планово-расчетный.

Первый раздел посвящен субординационным вопросам. Он указывает лица, которым начальник АХО обязывается подчинятся и лица, которые находятся в подчинении у него.

Справка! Фамилии конкретных людей не называются – указываются только должности.

Указывается распоряжение или приказ, на основании которого начальник АХО был принят на работу. Затем перечисляются требования организации, предъявляемые к соискателю. Они затрагивают такие важные моменты:

• образование;
• опыт работы;
• навыки.

Для начальника АХО требования имеют две альтернативы – сотрудник может иметь как высшее, так и среднее образование. Однако среднее образование должно компенсироваться большим стажем работы. В противном случае сотрудник не будет допущен к осуществлению своих функций.

В заключении первого раздела приводится исчерпывающий список нормативной документации. Со всеми этими источниками начальник АХО должен быть ознакомлен. К их числу относятся:

• трудовое законодательство РФ;
• правила внутреннего распорядка компании;
• нормы охраны труда и противопожарной безопасности.

Вторая часть

Раздел «Должностные обязанности» дает начальнику АХО детальную характеристику тех функций, которые ему поручаются. Этот сегмент должностной инструкции является одним из самых важных. От четкости его прописывания зависит слаженность работы на предприятии. Разные организации возлагают на начальников АХО разные обязанности. Наполнение этого пункта зависит от внутреннего распорядка конкретной организации.

В крупных компаниях начальники АХО по уровню профессиональной подготовки делятся на три уровня:

• техники, плотники, электрики, сантехники;
• ведущие специалисты, главные инженеры, администраторы;
• руководители и заместители предприятия, технические директоры.

Третья часть

Глава «Права» описывают круг полномочий, которыми наделен начальник АХО для осуществления своей рабочей деятельности. Права, которыми обладает сотрудник, делятся на несколько категорий:

• право оповещения начальства о наличии неисправностей и потребности в помощи для решения ряда проблем;
• про взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, если того требует выполнение производственных задач;
• право управления подчиненными сотрудниками – распределение отпусков, назначение наказаний, разрешение на уход с рабочего поста.

Справка! Список полномочий начальника АХО определяется местом, которое он занимает в структуре конкретной организации.

Четвёртый раздел

Раздел «Ответственность» перечисляет те поступки, за которые начальник АХО может понести наказание. Наказание имеет разную форму и определяется тяжестью проступка. Им может стать выговор, лишение премии или даже увольнение.

Детальное и четкое описание ответственности уберегает предприятие от возможных проблем в суде. К примеру, если начальник АХО несет материальную ответственность – этот пункт обязательно отражается в должностной инструкции.

Справка! При описании сферы ответственности работника инструкция должна опираться на трудовое законодательство РФ (что указывается в самом документе).

Пятая часть

В условиях работы прописываются все особенности, которые сопровождают данную должность. К таким условиям могут относятся частые командировки, переезд в другой город, работа в ночное время и другие детали, которые не вошли в предыдущие разделы.

В завершении должностной инструкции указываются данные начальника АХО:

• ФИО;
• наименование предприятия;
• паспортные данные;
• подпись сотрудника;
• дата ознакомления с инструкцией.

Что это такое?

Что такое функциональные обязанности? Функции – это определенное и строго очерченное поле деятельности работника, его продуктивные рабочие результаты, к которым он должен стремиться. В основе деятельности любого сотрудника лежит стремление к достижению общеорганизационных успехов и целей. К таковым относятся реализация поручений руководящих структур, выполнение существующего технического регламента, выполнение операционного контроля, кадровые задачи и вопросы, делопроизводство.

Различные принципы работы зависят сугубо от конкретной сферы труда. Каждый работник должен давать высококачественный результат, а в некоторых случаях проявлять инициативность, ответственность, желание повышать собственную квалификацию. О том, что такое функциональные обязанности, свидетельствует преимущественно набор основных рабочих правил и принципов в документированной форме, именуемый инструкцией.

ФОРМА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

В Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) ОК-011-93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299, должностная инструкция (приложение 2) отнесена к классу унифицированной системы организационно-распорядительной документации (код 02), подклассу «Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия» (код 52), ее регистрационный номер — 051, контрольное число в ОКУД — 9.

Унифицированная форма, в соответствии с которой разрабатывается должностная инструкция, нормативными актами не установлена. При подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений следует учитывать требования Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенного в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-б).

В зависимости от категории, уровня и правового статуса сотрудников компании должностные инструкции для них как локальные нормативные акты могут иметь различия в названии и структуре.

Например:

• для всей компании и ее структурных подразделений разрабатываются положения, к которым прилагаются должностные инструкции руководителя компании, его заместителей и руководителей структурных подразделений;
• для рядовых сотрудников и специалистов разрабатываются должностные инструкции;
• для рабочих профессий — тарифно-квалификационные характеристики, так как наличие должностной инструкции в этом случае не предусмотрено (постановления Минтруда России от 16.07.2003 № 54, от 10.11.1992 № 31).

Как именно будет называться должностная инструкция, принципиального значения при этом не имеет. Такой вывод следует из письма Рос- труда от 24.11.2008 № 6234-T3. Между тем для работников, замещающих определенные должности, целесообразно составлять и утверждать «должностные инструкции», а для профессий рабочих следует использовать термины «рабочая инструкция», «производственная инструкция», «инструкция по профессии».

Права, функции и ответственность

АХО обеспечивает жизнедеятельность всех остальных подразделений. В каждой компании есть свои особенности. Но функции специалистов административно-хозяйственного отдела везде практически одинаковы. А именно:

• обеспечение крупных закупок любой техники;
• покупка, распределение канцтоваров;
• снабжение всех сотрудников офисным инвентарем, хозяйственными предметами, мебелью;
• оперативные действия по ремонту оборудования, профилактика от поломок;
• ведение документооборота, баз данных, технических файлов;
• уборка, ремонт, оформление помещений;
• благоустройство уличной территории;
• организация питания компании;
• организация своевременного транспортного передвижения;
• организация зон отдыха, мест перекура, корпоративов;
• взаимодействие с арендодателями, поставщиками, другими сторонними компаниями;
• организация электрообеспечения, контроль над отопительной системой;
• соблюдение санитарных, противопожарных норм;
• набор сотрудников, оценка их работы;
• внутреннее информирование персонала о новых актах, введениях, мероприятиях.

Во многих организациях принято проводить планерки. Они могут быть ежедневными, еженедельными или ежемесячными. На них начальник доносит новую информацию своим сотрудникам, раздает поручения, ставит задачи. Последние могут быть как глобальные, так и мелкие, возникающие спонтанно.

Все сотрудники, а в первую очередь руководитель АХО, имеют ряд обязательств:

• выполнять поставленные цели и задачи вышестоящим руководством;
• вести всю необходимую документацию, заполнять табели, формы, сметы, расчеты;
• быть готовыми к оперативному решению любых ситуаций;
• использовать по назначению и рационально материальные блага, кадровые ресурсы;
• соблюдать все должностные обязанности, правила санитарной и противопожарной безопасности всей организации;
• вовремя предоставлять отчеты, статистическую информацию начальству;
• исполнять свою работу квалифицированно, качественно, в срок.

АХО имеет право в любой момент запросить справочную информацию у любого из отделов, предлагать идеи по улучшению работы, участвовать в совещаниях и планерках по всем административно-хозяйственным вопросам.

Права и обязанности

Доверенные этой категории лиц обязанности предполагают усиленное соблюдение правил поведения. Правонарушения в этой сфере хорошо прослеживаются на примере деятельности ОВД. Эта организация более других занимается пресечением злодеяний. Чаще остальных рассматриваются следующие случаи:

• несоблюдение норм дорожного движения и предписаний по прохождению границы;
• нахождение в нетрезвом состоянии или употребление спиртных напитков в публичных местах и заведениях;
• мелкое хулиганство.

Также действия или отказ от их выполнения граждан на государственных постах, перечащие букве закона, вправе осудить другое должностное лицо.

Мелкое хулиганство и прочие злодеяния рассматриваются УК РФ

Контроль над должностными лицами вправе осуществлять следующие инстанции:

• военный комиссариат;
• налоговая;
• пограничные органы;
• административные комиссии;
• организации исполнительной власти.

Помимо перечисленных учреждений подобный функционал выполняют мировые и судьи районных судов.

Одно из полномочий — охрана государственного строя. В пределах вверенных полномочий они вправе привлекать к административной ответственности возмутителей общественного порядка.

Должностное лицо вправе воздерживаться от выполнения своих полномочий либо их реализовывать. Но полностью от них отказаться он не может

Основные обязанности руководителя

На любом предприятии или в организации работают руководители, которые относятся к категории специалистов. Можно выделить следующие функциональные обязанности руководителя:

• Знание всей структуры предприятия.
• Планирование своего рабочего дня, встреч, звонков, прием посетителей.
• Выезд в краткосрочные командировки для решения основных задач.
• Осуществление технического обеспечения деятельности организации.
• Проведение переговоров, деловых встреч, прием посетителей.
• Согласование особо важных вопросов с сотрудниками структурного подразделения.

Руководители должны вести деловое производство, а также регулярно контролировать сбор материалов и важной документации. Также нужно не забывать про подготовку аналитической и справочной информации